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2018.03.10
G Suiteの基本とカスタマイズ

勝手な転送防ぐ、ダウンロード禁止設定

クラウドツールを使うとひとつの資料を共有するとき、閲覧するだけ、一定期間だけ資料を閲覧できる、ダウンロードを許可する、といった複数の共有方法が選べます。

メールに資料を添付して送ると、そのあと何回複製されても誰に転送されても送る側はわからなくなります。

ビジネス資料は、『相手は確認だけで修正しないもの』、『期間が過ぎれば開示する必要がないもの』など、共有する時に異なる性質を持ちます。

オンラインストレージをお使いであれば、複数のオプションをその性質に応じて使い分けるとより業務への効果が高まります。

ダウンロード禁止にして機密書類の流出を防ぐ

資料のダウンロードを許可することは、メールや紙で資料を配布すること変わりません。資料を相手に渡してしまうので、コピーや転送をされると誰が資料を保持しているかわからなくなるからです。

社員がパソコンに書類を保存したあと、どこにコピーし持ち出すのも自由です。USBメモリを使ったデータの持ち出しや、社外へのメールを監視する手立てはありますが、そもそも資料のダウンロードを禁止すれば、リスクは軽減できます。

取引先との機密書類は期間限定にする

社外のパートナーと案件を進めるとき、資料をそれぞれ保持することがほとんどです。この場合も双方で修正が要るものと確認するだけの資料とを分け、後者をダウンロード禁止とすると、不必要に資料が複製されたり転送されたりする漏洩リスクを防ぐことができます。

さらにプロジェクト終了時には、ダウンロード禁止資料は共有を止めることで閲覧そのものもできなくすることができます。

古い情報の拡散による無駄な業務を防ぐ

機密情報とは反対に、拡散したい資料でもダウンロードを禁止するケースがあります。

例えば商品カタログや価格表をメールで添付すると、古い商品情報と価格が相手の手元に残ってしまいます。さらにその資料を見知らぬ相手に転送することも可能です。

古い情報であっても顧客の問い合わせは売上につながり無駄ではありません。しかし商品情報や価格が古いと問い合わせが増えてしまい、対応する時間だけ業務効率は悪化します。

こういった場合、ダウンロードを制限した資料のリンク(URL)を送り、そのリンクをご自由に転送くださいとお伝えすると、古い情報が相手の手元に残ることは防げます。

資料をまったくダウンロードしないやり方も選択肢に。

手元に資料をダウンロードすると修正しやすくなりますが、MicrosoftやGoogleのクラウド型のオフィスソフトを使えば、インターネットで直接資料の作成や修正ができます。これらのツールは常にインターネットに接続する必要があるため、社外作業が多い場合は利便性とのバランスを取る必要がありますが、機密性や業務効率を考えると検討価値のあるオプションになりつつあります。

デジタル資料は簡単に複製できるだけに一元管理が大事。資料の共有ひとつにオプションがたくさんあると戸惑いますが、この資料は相手の方がダウンロードする必要があるのか、を考えれば自ずと選択肢は絞れるはずです。

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