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2018.08.02
G Suiteの基本とカスタマイズ

スマホで済チェック

Googleスプレッドシートでチェックボックスが作れるようになりました。リストの横にチェックボックスを置くことで、チェックリストが作れます。

Googleスプレッドシートのチェックボックス

Excelでもチェックボックスは作れましたが、難易度が少し高めでした。Googleスプレッドシートは挿入メニューから手軽に作れるため、チェックボックスのハードルはかなり下がったと感じます。

以下Googleスプレッドシートでのチェックボックスの作り方とカスタマイズ方法をお伝えします。

Googleスプレッドシートでチェックボックスを作る

チェックボックスを作りたいセルを選び、上部メニューの「挿入」から「チェックボックス」を選んでください。

Googleスプレッドシート チェックボックスを挿入する

チェックボックスは、入れたセルをコピーすれば、下の行にどんどん貼り付けることができます。

Googleスプレッドシートのチェックボックスをカスタマイズ

見た目はチェックボックスですが、チェックは入れるとTRUE、チェックを外すとFALSEという値が設定されます。これは他のセルから参照する際に便利で、関数などを使った操作が可能になります。

このTRUE/FALSEの値は、カスタマイズすることも可能です。

Googleスプレッドシート チェックボックスの入力規則を変更する

チェックボックスを入れたセルを右クリックして、「データの入力規則」を選んでください。チェックを「合格」チェックなしを「不合格」とするなど、以下のように値をカスタマイズすることができます。

これにより見た目はチェックが入っていても、他のセルから「合格」「不合格」という値で見ることができ、合格者だけのリストを表示するといったこともできます。

参考記事

『機能ではなく相性。業務自動化(RPA)ソフトの選び方。』
話題になることが多いRPA(業務自動化)。ほとんどのソフトは機能面では大差ないのですが、自動化したい業務との相性にご注意ください。

『ひとつのシートを全員で入力。経営判断のスピードを改善できるGoogleスプレッドシート。』
同じファイルに同時に書き込めるGoogleスプレッドシートを使い、業務スピードを高める方法をご紹介します。

Googleスプレッドシートのアプリでチェックボックスを操作

スプレッドシートのアプリ版では、セルをタップするだけでチェックが入ります。

Googleスプレッドシート アプリでチェックボックスを操作する

スプレッドシートで案件管理をする方も多いと思います。チェックボックスはクリックするだけで便利ですが、スマートフォンでもワンタッチでチェックできます。

外出中の方がスマートフォンで済チェックが入れると、確認待ち時間を大きく減らすことができます。ぜひ案件処理スピードをあげる方法の一つとして検討ください。

ちなみにスマートフォンから新たにチェックボックスを作ることは、現時点ではできません。

チェックボックスでデータを並び替えたり抜き出したりする

一方、チェックボックスにはチェックリスト以外にも使い方があります。

ひとつは、チェックを入れた値だけを集計したり、グラフ化したりといった使い方です。見た目はチェックマークでも、スプレッドシート上はTRUEかFALSEの値になるため、データの操作をしやすいからです。

チェックボックスでグラフに表示する値を変える

チェックボックスを自社テンプレートに入れ、業務を標準化する

ふたつめは、テンプレートにチェックボックスを入れることで、次のタスクを明確にしたり、抜け漏れを防ぐといった使い方です。

初期問い合わせ、ご要望の確認、見積り作成、などフェーズごとに異なるチェックボックスを表示させることも、カスタマイズが要りますが可能です。

2018年4月に登場したチェックボックス機能。シンプルですが、うまくつかうと業務スピードをあげたり、ミスを減らすことに使えそうです。

公式ヘルプページ

チェックボックスを追加して使用する

参考記事:

『スマホ世代に贈る、仕事メールの原則。』
LINEに慣れた方へ、仕事でメールを使う上での注意点をまとめています。

『メール添付とリンクの違いとは。URLでファイル共有する10のメリット』
メールに資料を添付して送るのは、コピーを相手に渡してしまうことと同じです。最新版を一カ所で管理しアクセスも監視できる、リンクによる資料共有をご紹介します。

『ITは作るのではなく、選ぶ。中小企業こそ低価格なITで経営改善を。』
コモディティ化するITはもはや自社で作るものではありません。うまく選び、自社に合うチューニングを行うコツをご紹介します。

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