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2018.05.10
G Suiteの基本とカスタマイズ

G Suiteの問題点:アプリでオリジナルテンプレートが使えない

Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドでは、Googleが提供するテンプレートのほかに、オリジナルのテンプレートを作ることができます

自社専用のプレゼンテーションデザインや議事録、日報などオリジナルテンプレートを使う場面は多くあると思います。

Googleドキュメントのオリジナルテンプレートがスマホで使えない

ところがこのテンプレート、せっかく自社用にカスタマイズしても、アプリでは現時点では使うことができません。

外出先で新たな社内文書を作ろうとしても、テンプレートからは作れない、ということになります。打合せを終えた営業報告書、帰りの新幹線の中での出張報告書なども、テンプレートが使えません。

例えばGoogleドキュメントのアプリで新規作成しようとすると、テンプレートを選択するボタンが出てきます。

Googleドキュメントアプリ テンプレートを選択

しかしそのあと表示されるテンプレート画面ではGoogle社が用意したテンプレートしか表示されません。

Googleドキュメントアプリ テンプレート一覧

Googleヘルプページでは明確にオリジナルテンプレートはパソコンから使うように案内がされています。ページ内容のスクリーンショットは以下の通りです。しかしこれでは意味がありません。

Googleドキュメント ヘルプ カスタムテンプレートはPCのみ利用可

外出先でオリジナルテンプレートが使えない問題とは

この仕様を問題視する理由は、外出先からすぐに報告を送ることができないからです。

外出先からスマートフォンで手短に資料を作成するシーンはかなりあります。セールスマンが営業報告を書いたり、サポート担当者が対応報告を送ったりと、すぐに状況を知らせることで上司や関係部署は次の動きが取りやすくなります。

外出していなくても現場に出ることが多い店舗スタッフ、美容や介護などの現場スタッフも同じ。アプリから報告がさっとできないと、情報を入力することが億劫になり、結果進捗が共有されないという問題を引き起こします。

スマートフォンで業務の報告をするという意味では、現状では他社の顧客管理やSFAと呼ばれる営業支援システム、あるいはシンプルにLINEなどチャットを使うほうが、便利です。

 
  
    
  

Google社への改善要望を提案

当社も社外の方との打合せ内容を一定のフォーマットで記入したいので、オリジナルテンプレートをパソコンからスマートフォンのテザリング機能で使っています。ただ、テンプレートは移動中もスマートフォンから使いたい。

あまりにも不便なのでCloud Connect Communityという改善要望を受け付けるサイトで、コメントをアップしました。Googleのエンジニアは、新しい書類は机に座りパソコンで作るものと思い込んでいる可能性がありますね。自動車社会の方だと、移動中に資料を書いたり編集したりする実感はあまりないのかもしれません。

この改善要望、何か動きがあればまた当ブログでご報告します。

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