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2018.09.12
G Suiteの基本とカスタマイズ

資料の共有期間をGoogleドライブで制限する

紙の資料は相手に渡してしまうと、後戻りはできません。しかしインターネット経由で資料を共有する場合、一定期間を過ぎると共有を止めることが可能です。

古くなった商品カタログや組織図といった資料は、情報が古くなるタイミングが必ずきます。こういった資料にはあらかじめ共有期間を制限したり、情報が古くなった時点で共有を止めたりすることが大切です。

以下ではGoogleドライブを例に、共有期間の設定方法をお伝えしていきます。

どのような資料に対して、共有期間を限定するか

例えば、どのような資料が期間制限に適しているのでしょうか。

  • 社外向け商品カタログ
  • 社外向けキャンペーン情報
  • 社外向けセミナー資料
  • 取引先との共同プロジェクト資料
  • 社内プロジェクト資料
  • 社内向け人事発令や組織図
  • 業務マニュアル

実は多くの資料は、情報が古くなる可能性があったり、永久に共有しなくてもよかったりするものに、当てはまります。

共有期間をあらかじめ設定するか、定期的に共有状況を確認する

あらかじめ終了期間がわかっているキャンペーン情報や、一定期間だけ資料を閲覧できるようにするセミナー資料などは、共有するときに期間もあわせて設定します。

ただほとんどの資料はいつ古くなるか、共有する時点ではわかりません。『共有期間を設定する』ことと、『定期的に資料の共有状況を確認する』こと。この二つのやり方を組み合わせることが理想的です。

Googleドライブで共有期間を制限する

Googleドライブでは共有相手ごとに有効期限を設定することができます。

まずGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントなどのファイルを開いた状態で右上の共有ボタンを押します。Googleドライブ画面でファイルを右クリックして共有を選ぶ方法でも大丈夫です。

次に表示される「他のユーザーと共有」画面の詳細設定を押します。

詳細設定を押すと「共有設定」画面が表示されるので、そこで共有期間を制限したい相手を選び、

「有効期限を設定」を押すと、以下のように期間を設定することができます。

Googleドライブ 有効期限を設定

Googleドライブは、共有相手ごとに有効期限を設定するしかなく、資料そのものの共有期間を一箇所で設定する機能がありません。このあたりはオンラインストレージ専門のDropboxなどの方がまだ優れている部分です。

おそらくこれらの機能や設定方法は変化していきます。修正があり次第、当ブログでご紹介します。

有効期限の設定はダウンロード制限と組み合わせよう。

そもそもダウンロードを許可することは、相手に書類を手渡すことと同じ。期限を切ってもファイルそのものは相手の手元に残ってしまうからです。ファイル共有に有効期限を設けるやり方は、ダウンロードの制限と組み合わせてこそ、効果を発揮します。

継続的に古い資料の共有設定を見直そう。

共有するときに期限を決めれなくても、新しい情報が出るタイミングで古い情報はどんどん共有設定を見直すことも大切です。

古い価格情報、組織図や異動の案内、古い計画書や企画書など、漏洩する情報の対象を極力減らすこと。情報の後片付けをすることで、混乱の原因を減らすことにもつながります。

インターネットで何かを共有すると、継続的に資料の共有方法やアクセス権をコントロールすることができます。資料を共有するときは、最初の『点』ではなく、共有する期間という『線』でみながら、アクセス権を管理してほしいと思います。

(参考ページ)

G Suiteラーニングセンター(ファイル アクセスの有効期限を設定する)

 


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