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2018.09.28
G Suiteの基本とカスタマイズ

Googleドライブの問題点:チームドライブはフォルダ共有できない。

複数メンバーでの共有ができるようにと2017年3月に導入された、チームドライブ。今年夏になって弊社でもチームドライブ上でファイルを管理するようにしたのですが、ここにきて大きな問題点に気づきました。

それは、チームドライブの中にある、フォルダ単位で共有ができない、ということ。

チームドライブは、フォルダ共有をクリックできない。

チームドライブでは、各ファイルは従来通り共有できるのですが、その下のフォルダを、フォルダごと共有することができません。共有しようとすると、以下のように共有アイコンがクリックできない灰色の状態で表示されます。

どうしてもそのフォルダごと共有したい場合、新しいチームドライブフォルダを作成するのが現時点(2018年9月)では正解になります。

フォルダの階層は少なくするのがGoogleドライブの鉄則だが・・

たしかにGoogleドライブはフォルダ階層をなるべく少なくして、たくさんのフォルダを並列に並べるやり方が効率的です。何階層もクリックして資料を探すくらいであれば、検索する方が速いし、フォルダを整理する時間も惜しい。

当社は従来、経理という大フォルダに下に、経費精算、請求書、税務などのフォルダがあり、さらにその下に年度別など様々なフォルダが5階層ほどありました。

今は経費精算、請求書などがそれぞれチームドライブとして独立していますので、フォルダのほとんどは2階層に留まっています。資料の保存先を指定したり、資料を修正する場合も、フォルダを1回クリックするだけでなので、特にスマホで操作するときに助かります。

それでも、フォルダ共有は可能とすべき

しかし、顧客名のついたフォルダをすべて、チームドライブとして並べるとチームドライブの数がどんどん増えてしまいます。せめて「顧客」というフォルダの中に、それぞれのお客さんのフォルダを作りたいもの。

共有したいフォルダとは、案件、顧客、会議や役職など、多様なくくり方でまとめられた資料が入っているはず。これらの単位のフォルダをすべてチームドライブとして設定するのは、私たちとしては違和感があります。

参考記事

G Suite: 社内ファイルサーバからチームドライブ移行時の注意点と対策
他社の方の記事ですが、チームドライブ 移行時に起こる問題点をわかりやすく紹介してくれています。

『資料ごとに権限を変えよう。Googleドライブのアクセス権の使い分け方。』
資料によっては印刷を禁止したり、閲覧だけでよかったりします。資料によってアクセス権を使い分ける方法を、ご紹介します。

チームドライブはまだまだ機能改善が進む

G Suite Help Forumでも、チームドライブ開始直後から改善が要望されています。Google担当者はチームドライブそのものにアクセス権をつければいい、と言うのですが、すべての案件情報をみる必要のないスタッフもいます。洋の東西を問わず、フォルダ共有は要望されているようですし、おそらくこの機能は来年あたり追加されるのではとみています。

当社では、チームドライブの数が増えてしまうものの、共有する単位でチームドライブを一つ一つ作成することにしました。顧客フォルダではなく、一社一社の顧客フォルダがそれぞれ別のチームフォルダになるイメージです。

チームドライブがあまりに増える違和感は、単に慣れの問題かもしれません。しかし顧客の数だけチームドライブが増えてしまい、当社のように創業間も無く規模も小さくても、今一つ納得がいっていません。どんどん変化するGoogleドライブ。フォルダの共有に関する変化があれば、改めてこのブログで報告します。

参考記事

『ファイル名が思い出せない!Googleドライブを作成者や共有相手で検索する方法。』
資料を探すとき、作ってくれたり共有したり、人の名前で検索するとすぐ見つかるかもしれません。

『スマホ世代に贈る、仕事メールの原則。』
LINEに慣れた方へ、仕事でメールを使う上での注意点をまとめています。



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