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2018.08.09
G Suiteの基本とカスタマイズ

ダウンロードを禁止して情報漏洩を防ぐ、Googleドライブの共有設定

映画『スノーデン』で主人公はハッキング技術を使って政府機関の機密情報を入手、USBメモリにコピーして持ち出します。

この映画は実話ですが、実際にエドワード・スノーデン氏がUSBで情報を持ち出したかはわかりません。しかし内部にいる人材が、機密資料をメールではなくメモリなど物理的な媒体で持ち出す話には十分に真実味があります。

GoogleドライブやDropboxなどのクラウドストレージを使うと、ひとつの資料を共有するときに、複数の共有方法が選べます。

ダウンロードを禁止する。
印刷を禁止する。
共有期間を制限する。
共有相手が共有先を追加することを禁止する。

ここではGoogleドライブを例に「ダウンロード禁止」を取り上げ、情報が流出することを避ける方法をご紹介します。

ダウンロード禁止にして機密書類の流出を防ぐ

Googleドライブで情報漏洩を防ぐ大きなポイントの一つは、コピー、印刷、ダウンロードを制限することです。まずGoogleドライブ画面右上の共有ボタンを押してください。

Googleトスプレッドシート共有ボタン

共有ボタンを押すと「他のユーザーと共有」画面が出てきます。ここで右下の「詳細設定」を押します。

Googleスプレッドシート共有 詳細設定を押す

次の「共有設定」画面画面下にダウンロード、印刷、コピーを禁止する項目があります。ここにチェックを入れて完了ボタンを押せば大丈夫です。

Googleドライブ 印刷ダウンロードを制限

この設定を行うと、相手は文字通りダウンロードも印刷もできません。Googleドライブ上でこの資料をコピーすることもできません。コピーした資料はコピーした側が共有方法を設定できるため、コピーそのものも禁止しているのです。

またGoogleドライブには共有相手に3種類権限を与えることができます。

編集ができる編集権、編集ができず閲覧のみの閲覧権、編集ができずコメントのみできるコメント権です。このうち編集権をのぞく二つの権限の方のダウンロードを禁止することができます。

これで勝手にファイルを複製できない環境を作ることができます。

USBメモリにデータをコピーするしたり、メールで転送したりするためには、資料をダウンロードできることが前提です。ですので、そもそもダウンロードしてデータを入手させないことで、情報漏洩リスクは大きく下げられるはずです。

参考記事

『資料ごとに権限を変えよう。Googleドライブのアクセス権の使い分け方。』
資料によっては印刷を禁止したり、閲覧だけでよかったりします。資料によってアクセス権を使い分ける方法を、ご紹介します。

『点ではなく線でみよう。Googleドライブの共有期間を制限する』
古い商品情報や社内通達など、期間が過ぎれば共有を停止する方法をご紹介します。

『メール添付とリンクの違いとは。URLでファイル共有する10のメリット』
メールに資料を添付して送るのは、コピーを相手に渡してしまうことと同じです。最新版を一カ所で管理しアクセスも監視できる、リンクによる資料共有をご紹介します。

すべての資料を原則ダウンロード禁止するのも選択肢。

極論かもしれませんが、Googleドライブを使う企業であればほとんどの資料はダウンロード不可にしてもよいはずです。

現代のオフィスではインターネット接続が当たり前。常時インターネットがあるのなら、手元に資料をダウンロードする必要はありません。必要なときに、その都度Googleドライブの資料を確認したり、修正したりするだけで十分だからです。

外出する機会が多い方は、プレゼン資料や作業する書類をパソコンにダウンロードした方が便利です。しかし、その場合でもすべての資料をダウンロード可能にする必要はありません。

ご紹介した通り、今のITソフトは複数の共有方法が選べます。原則ダウンロードは禁止とし必要がある人が、必要ものだけ、ダウンロードを許可するといった運用も一つのオプションです。

参考記事

『個人アカウントに注意!Googleドライブの社外への共有方法。』
取引先がG Suiteを利用していないと、お相手が個人のGoogleアカウントでログインする場合があります。

『スマホ世代に贈る、仕事メールの原則。』
LINEに慣れた方へ、仕事でメールを使う上での注意点をまとめています。

『ITは作るのではなく、選ぶ。中小企業こそ低価格なITで経営改善を。』
コモディティ化するITはもはや自社で作るものではありません。うまく選び、自社に合うチューニングを行うコツをご紹介します。

『ひとつのシートを全員で入力。経営判断のスピードを改善できるGoogleスプレッドシート。』
同じファイルに同時に書き込めるGoogleスプレッドシートを使い、業務スピードを高める方法をご紹介します。


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