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2018.07.24
G Suiteの基本とカスタマイズ

G Suiteの読み方と6つの基本ソフト

2016年にG Suite(読み方:ジー・スイート)に名称を変更

Googleは2016年9月に自社のグループウェアをそれまで使用していたGoogle Apps for workから、「G Suite(ジー・スイート)」へ名称を変更しました。

 

Google公式ブログに掲載されたコンセプトアニメーション

わかりづらいのですが、G Suiteとは特定の機能を持ったソフトの名前ではありません。Gmail、カレンダー、チャットや表計算ソフトを含む複数のソフトウェアをひとくくりにする総称です。

ホテルのスイートルームはお互いつながった部屋一式を指しますが、これと意味合いは同じです。お菓子のスイーツ(Sweets)は発音が似ていますが、意味は違います。

ですのでG Suiteを利用する際、G Suiteそのものにログインすることはできません。マイクロソフト社のOFFICEもそれぞれアウトルックやワードなどの製品を利用するように、GoogleドライブやGmailなどG Suiteに含まれるいずれかのソフトにログインして利用します。

G SuiteとはMicrosoftオフィスに対抗するビジネスソフト群

G Suiteに含まれるソフトはメールやカレンダー、チャットなどいわゆるグループウェアと呼ばれるものが中心ですが、さらに文書作成ソフトや表計算ソフトなどのビジネス用ソフトが加わります。ですのでかつてのロータスノーツやサイボウズ社のグループウェアと比較するものではなく、Microsoft Officeと並ぶ位置付けにあります。

Microsoft OfficeとG Suiteは似ているようで考え方は大きく違います。G Suiteは100%インターネット経由でサービスを提供するため、同時に大人数で利用したり、どんどん最新機能を追加したり、といった場面で特徴がよく表れます。

以下ではG Suiteの主な製品をご紹介します。

企業版Gmail

世界で12億人が利用するGmailの企業版を、gmail.comではなく***.co.jpのように自社ドメインで利用します。メールサービスとしての安定度と速さには定評があり、アメリカの中小企業の6割がGmailを利用していると言われています。

メールを配信・管理サービスですので、実はOutlookやMacなど他社のメールソフトでも操作することができます。もちろんiPhoneやAndroidのGmailアプリでも利用できます。

プライベートで利用する人も多いため、仕事で使う場合はログインの切り替えや私用スマートフォンの管理に注意が必要です。

また企業版Gmailは共同トレイと呼ばれる機能があり、カスタマーサポートなどにくるメールの担当を振り分けたり進捗を管理したりできます

企業版Googleカレンダー

Googleカレンダーの企業版には、グループでのスケジュール管理のほか、会議室などのリソース確保や、会議の参加者全員が空いている日時の候補を人口知能(AI)が提案する機能などがあります。

こちらもカレンダーサービスですので、MicrosoftアウトルックやMacのカレンダーソフトでも操作が可能です。

Google版エクセル、Googleスプレッドシート

G Suiteの表計算ソフトをGoogleスプレッドシートと言います。英語ではGoogle Sheets(グーグル・シーツ)とシンプルに呼ぶのですが、なぜか日本ではスプレッドシートと表現されます。

Googleスプレッドシートはエクセルと同じように数字を計算しグラフを作成することができます。またExcelのファイルをGoogleスプレッドシートで開いたり、逆にGoogleスプレッドシートのファイルをExcelに保存したりすることも可能です。ただ参照のトレースができないなど、エクセルの業務が確立されていると細かな機能面で不満を感じるかもしれません。

多人数で作業する場合、Googleスプレッドシートは感動的なほどに便利です。他の人が資料を見ているとExcelであればエラーが出ますが、Googleスプレッドシートは気にせずファイルに書き込んだり、内容を確認したりできます。

また離れた場所で価格や在庫情報をすぐ更新するなど、以前であれば専用の業務システムでしかできなかったITの使い方もできます。他のクラウドサービスとの連携や人工知能(AI)がグラフを自動で作成するといった機能も追加され、進化できる領域がまだまだ広いソフトです。

Google版ワード、Googleドキュメント

Googleの文書作成ソフトをGoogleドキュメントといいます。Microsoftワードと同様に文書を作成したり、契約書作成時には履歴を管理したりできます。ワードファイルをGoogleドキュメントで開いたり、Googleドキュメントで作った資料をワードファイルとして保存できるのはスプレッドシートと同様です。

Googleドキュメントも多人数で同時に編集できるので、一つの資料をメール添付せずにメンバー同士でどんどん作成できます。会議室でノートパソコンから参加者がそれぞれ議事を書き込み、打ち合わせが終わる頃には議事録も出来上がっている、といった使い方も可能です。

Google版パワーポイント、Googleスライド

Googleのプレゼンテーション作成ソフトをGoogleスライドと言います。Microsoftパワーポイント同様、図形やアニメーションを使いプレゼン資料を作ることができます。パワーポイントで作成した資料を開いたり、パワーポイント形式で保存することも可能です。

社外でプレゼンするときはインターネット環境がないことが多いですが、スライドは設定さえすればオフラインでも使用可能です。ITセミナーでGoogleスライドの資料でプレゼンテーションを見る機会も増えました。

ちなみにGoogleスプレッドシートもGoogleドキュメントもオフラインで開くことができます。

Googleのストレージサービス、Googleドライブ

大量のデータをインターネット上に保存するGoogleのクラウドストレージサービスがGoogleドライブです。一般でも利用できるため、写真や動画の共有に使う方も多くいらっしゃいます。

一般向けサービス同様何重にもバックアップされているので資料がなくなる心配はなく、またデータを分割して暗号化しているためセキュリティも万全です。

企業版では社外や社内、限定メンバー内などアクセス権やアクセス履歴の管理、共有の設定ができます。またプランによっては容量が無制限になるため、社内のサーバーのディスク容量を気にする必要がなくなります。

同様のサービスではMicrosoftのOneDriveのほか、Dropboxやboxなどがあります。機能面で大きな違いはありませんが、Googleドライブの検索はさすがに質が高いと感じます。一方アプリ版の操作性は他社に比べ劣る部分もあります。

 
  
    
  

G Suiteは生き物のように変化します

G Suiteはコツコツと機能が増えていくだけでなく、Google社の買収や提携により大きく機能が増えたり、他社サービスとの連携されたりします。

例えばチャットができるGoogleハングアウトは今ひとつ使いづらかったのですが、Slackというコミュニケーションツールと提携したため、チャット部分の機能は今後大きく変わることが予想できます。

会社の戦略や組織が変わるのと同じように、G Suiteもどんどん進化・変化します。その時々に適した使い方を、当サイトでもご紹介してまいります。

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