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2018.03.08
G Suiteの基本とカスタマイズ

その場で書類をスキャンして生産性を向上。

創業したころから、役所への書類はすべてデジタル化しています。提出する前にアプリで書類をスキャン。通知書類も開封したらスキャン。わざわざ会社に戻ってスキャナーを使わなくても、その場ですぐスキャンできる無料アプリがいくつもあります。

アプリでスキャンしそのままクラウドに保存。

クラウドストレージDropboxのアプリは紙資料をPDF形式に変換するのでオススメです。そのままDropbox上に保存し電子書類として保管できます。

手順はシンプルです。Dropboxアプリで作成ボタンを押し、「ドキュメントをスキャン」を選ぶとスキャンの画面に移ります。

紙書類の真上から撮影します。まわりにものがなければ、アプリが勝手に書類の部分だけ切り取って、自動で撮影してくれます。青い枠はアプリが識別している範囲を示しています。

Dropboxアプリ スキャナで撮影する

スキャンした書類は、背景が白色の書類として変換されます。この機能がないと様々な色が混じった写真画像となり、資料としては見辛くなります。

Dropboxアプリ スキャナで画像を書類に変換する

ファイルは保存する際にファイル名、ファイル形式や保存先が選べます。

同じクラウドストレージであるGoogleドライブのアプリは撮影機能があるものの、PDF形式ではなく画像として保存します。画像だと書類としてはどうしても見辛いことが多く、書類の電子化という意味ではDropboxの方が便利です。

電子化の目的はペーパーレスではない。

当社は資料をスキャンはするものの、公的機関向けの紙書類は破棄せず保管します。書類をスキャンすることは、紙資料を減らすペーパーレス化とイコールではありません。

書類が電子化されていると、紙書類のある場所から離れていても情報が確認でき、他人に聞かなくても情報が確認できるため、時間が節約できます。

アプリですぐに書類を電子化すると、その情報を待つ他の社員がすぐ作業できるため、仕事のリアルタイム性が増します。

紙の書類を電子化する狙いは、自分と他の社員の時間を節約することにあります。

 
  
    
  

紙書類を電子化して引き継ぎもスムーズに。

昨年契約した新しい税理士事務所の方とも書類はすべてクラウドで共有したため、初歩的な質問がほとんどなくスムーズに引き継ぎができました。

法務局への登記書類、年金事務所からの標準報酬決定通知書や過去の税務申告書類などを見れば、一通り業務に必要な情報は得られます。税理士の方から質問がいくつも来ることを考えれば、時間は間違いなく節約できています。

紙の書類を電子化するのに、スキャナーや複合機はいりません。スマートフォンでその場ですぐクラウドに保存する。この1分程度の作業が、自分にも他の社員にも大きく影響するのです。

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