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2018.08.30
G Suiteの基本とカスタマイズ

作成者の名前でGoogleドライブ検索

資料を探すとき、ファイル名が思い出せず、中味に書かれていそうなキーワードで検索してもなかなか見つからない。そんなときはありませんか?

Googleドライブは作成者や共有相手など、『人』をキーワードに資料を検索することも可能です。

Googleドライブを作成者の名前で検索する

他人が作った資料をさがすとき、ファイル名よりも作成した方のお名前のほうが頭に思い浮かびやすいと思います。

そんなときは、お名前やメールアドレスの先頭を検索ボックスに入れると候補に表示されます。そのまま検索すると、その方が作成者で、かつご自身に閲覧権限がある資料はすべて検索結果に表示されます。

Googleドライブ ファイル所有者で検索

画面の例は当社のアドレスですが、社外のアドレスも大丈夫です。私も先日、顧問弁護士が作成した契約書を、先生の名前から検索してすぐ見つけることができました。

Googleドライブを自分が共有した相手の名前から検索する

自分が作った資料のファイル名がわからないけれど、誰に共有したかは覚えている場合があります。その場合は、検索ボックスの絞り込み機能を使います。

Googleドライブ 検索の絞り込み

本来は検索結果を絞り込むためのフィルター機能に使われますが、検索語句には何も入れず、「共有する相手」の欄にお名前を入れて検索してください。

Googleドライブ 検索の絞り込み画面

Googleドライブの検索を絞り込むやり方は、公式の『Google ドライブでファイルを検索する』もご確認ください。

Googleドライブの検索にワンタッチで移動する

ここでひとつキーボードショートカットをご紹介します。

Googleドライブの画面で仕事をしていて検索したいときは、ぜひ「/」(スラッシュ)を押してください。ワンタッチで検索の入力画面に移動できて、資料を開く時間がかなり短くなります。

Googleドライブ 検索画面

保存場所やファイル名を覚えなくても資料は探せる。

かつては資料の名前(ファイル名)や保存されている場所(フォルダ)を覚えないと、資料を見つけ出すことは困難でした。

しかし、今はファイル名だけでなくファイル内の単語や、作成者、共有相手などから資料を見つけ出すことができます。

画像や音声などまだまだ検索できない社内情報はあります。ITソフトによってはGoogleドライブのようにファイルの中身や作成者で検索できないものもあります。

しかしいずれ資料の保存場所や名前を覚える必要はなくなるはず。

お持ちの環境の中でも最大限検索を使って、資料を探す時間を少しでも削れたらと願っています。

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