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2018.03.07
G Suiteの基本とカスタマイズ

クラウドで資料を探す(Dropbox編)

私は自分のデスクや身の回りの整理は下手ですが、ことデジタルの世界では丁寧にフォルダ分けをしたり、書類の名前に規則性をもたせたりと、まわりに感心されるくらい”キレイ好き”です。そんな私でも、自分の資料や他人の共有資料がすぐ見つけ出せないことがあります。

クラウドストレージに保存されている資料を、いかに素早く見つけるか。Dropboxの特徴をご紹介します。

Dropboxのホーム画面はコミュニケーション重視。

最初にログインして見るホーム画面。現時点(2018年2月)のDropboxは、未読コメントがあれば一番上に表示してくれます。その下に「スター付き」、さらに下に「最近」の資料やフォルダが並びます。

このレイアウトが良いのは、コメントのやりとりが把握しやすいところ。

特定のフォルダや似たような資料を頻繁に作成・更新する、あるいは資料に対するやりとりが多く発生する業務であれば、資料にたどり着きやすいホーム画面です。コメントからそのまま対象の資料が見れますし、「スター付き」や「最近」で普段作業している資料やフォルダにも、すぐアクセスできます。

Dropboxアプリ ホーム画面

Dropboxは資料にまつわるコミュニケーションに焦点をあてているように感じます。ただ、他の人が共有フォルダに資料を追加した場合コメントせずとも通知がくるなど、コミュニケーション部分で改善して欲しい点もたくさんあります。

Dropboxはフォルダ一覧がすぐ見れない。

フォルダをたどって資料を探すとき、Dropboxは少し不便です。ホーム画面ではフォルダ一覧が表示されないからです。Googleドライブは最初からフォルダ一覧が表示されます。

フォルダ一覧からフォルダをクリックしていくと、目的の場所にたどり着けます。フォルダはリスト表示とグリッド表示が選べ、名前や更新日などで並び替えができます。このあたりのDropboxの画面構成や操作のシンプルさはさすがです。

Dropboxの検索はファイルやフォルダの名前でヒットする。

探している資料の場所がわからない、あるいはフォルダの階層が深すぎると、検索の出番です。クラウドストレージはどのツールも検索が便利で、ファイルやフォルダの名前を打ち込めば即座に結果が返ります。

ただし、ファイルの名前ではなく資料の中身にある語句は検索対象ではありません。画像やPDFファイルの中身を検索する、といったこともDropboxは対応していません。

この領域は高い検索技術や画像認識技術が必要で、クラウドツールによってばらつきがあります。いずれはどのツールにも入る機能ですから時間の問題と言えますが、紙の書類をスキャンしたものが多かったり、不動産や店舗など写真を多く扱う場合、注意が必要です。

クラウドの資料の探し方はまだ進化する。

私はフォルダをかなり理路整然と整理するタイプですが、それでもフォルダの階層だけで資料は探しやすくなりません。階層構造とは異なる切り口で資料が探せないからです。

クラウドツールは「検索する」部分が得意ですが、ほかにも「タグやラベルをつける」「人工知能(AI)が資料を出す」といった方法があります。

「タグやラベルをつける」やり方はクラウドツール以前からありますが、なぜかGoogleドライブもDropboxも手がけていません。「人工知能が資料を出す」部分は少しずつ提供が始まっています。この部分も改めてご紹介します。

 
  
    
  

クラウドの資料の探し方はまだ進化する。

私はフォルダをかなり理路整然と整理するタイプですが、それでもフォルダの階層だけで資料は探しやすくなりません。階層構造とは異なる切り口で資料が探せないからです。

クラウドツールは「検索する」部分が得意ですが、ほかにも「タグやラベルをつける」「人工知能(AI)が資料を出す」といった方法があります。

「タグやラベルをつける」やり方はクラウドツール以前からありますが、なぜかGoogleドライブもDropboxも手がけていません。「人工知能が資料を出す」部分は少しずつ提供が始まっています。この部分も改めてご紹介します。

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