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2018.07.26
G Suiteの基本とカスタマイズ

Googleドライブでファイル内容を検索する

検索がなかったころのインターネットは、ホームページのURLを覚えたり、ヤフーで紹介されるページをたどったりしていました。今はどんなサイトでも、検索で見つけ出すことができます。

会社の情報も、似たようなことが言えます。かつては資料の名前(ファイル名)や保存されている場所(フォルダ)を覚えないと見つけ出すことが困難でした。しかし今はインターネットサイトやSNSで検索するような手軽さで社内資料を見つけることができます。

この記事ではGoogleドライブの検索、とくに資料の中味に含まれる単語で調べられる範囲について、ご紹介します。

Googleドライブでファイルの内容を検索する。

Googleドライブの検索は資料の名前であるファイル名や、保存場所であるフォルダ名以外にも、中身に書かれている単語で検索することができます。

たとえば以下のスクリーンショットでは「Google App Script」と検索して、「G Suiteでカスタマイズできること」というGoogleドキュメントの文書がヒットしています。

ファイル名には「Google App Script」と書かれていなくても、内容に記載があるので、検索結果に表示されています。

G Suiteに限らず今のクラウドストレージは検索技術が洗練されています。ファイル名やフォルダ名にない単語でも、書類に文字で書かれていることはほぼ検索で見つけ出すことができます。

Googleドライブで他社ソフト(エクセルやワード)の内容を検索

GoogleドライブはGoogleスプレッドシートなどのG Suiteソフトだけでなく、Microsoftワードやエクセルの文書も中身で検索ができます。

例えば以下のスクリーンショットでは、当社代表の藤井が過去に勤めたポケモンをキーワードに入れ、以前ワードで作成した職務経歴書が結果に返っています。

Google以外のソフトで作られた資料を中身で検索するときは、Googleドライブの検索が対象となるソフトに対応していなければなりません。

例えばMicrosoftオフィス製品は中身まで検索できますが、Apple社のワープロソフトPagesで作成した資料の中身はできません(2018年5月時点)。このような場合は中身ではなく、ファイル名や保存したフォルダ名で検索します。

Googleドライブで紙資料からスキャンしたPDFの内容を検索

紙資料をスキャンしてPDF形式に保存する方は多いと思います。GoogleドライブはPDFの中身も検索可能です。

当社では年金事務所などの書類のほとんどをスキャンしています。以下の例では「扶養」と検索し、源泉徴収税額表がヒット。ファイル名には扶養と書かれていませんが、内容は扶養の文字があるため、検索にひっかかります。

またGoogleドライブは縦書きの紙資料も検索することができます。こちらの例は「コーディネート」と検索し、かつてスクラップした日経MJの記事がヒット。

ファイル名にはコーディネートの文字はなくても、スキャンした縦書きの記事に書かれている内容が検索されています。

Googleドライブで検索したPDF内の縦文字

 

ただし、今でも検索しづらいものがあります。それは、手書き文字とハンコで押された文字。他の文字列と傾きが異なったり、文字に癖があったりと技術的に難しいのは確かですが、いずれ読み取れるようになっていくはずです。

画像や音声、映像もいずれ内容で検索が可能に。

今のGoogleドライブは資料にある文字列をかなりの精度で把握し、検索結果に引き出せます。しかし画像や音声、動画の中身に関しては、まだまだ検索で情報を捉えることができません。

店舗の棚や不具合商品など業務で撮った写真を、ファイル名で整理しなくても検索で見つけられると便利ですよね。スマホで顔が認識できるように、画像も中身で検索できるように近い将来なるはずです。

動画や音声も、画像よりも実現に時間はかかりますが、いずれ検索できるようになります。誰かが発言した記憶がある単語を入力すると、社長訓示の映像や会議の音声メモが検索結果に表示される、といったこともいずれはできるようになるでしょう。




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