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2018.05.09
G Suiteの基本とカスタマイズ

Googleドライブで特定フォルダ内を検索する

一つのフォルダの中に、大量のファイルを保管することがあります。当社ではデザイン画像やスクリーンショット、スクラップした記事などを一つのフォルダに入れていくため、フォルダには500件を超えるファイルがあります。

これらは一つずつ目視で探し出すのは効率が悪いので、検索することになります。

特定のフォルダ内を検索する機能は、Googleドライブでは以前はできなかった気がするのですが、Googleドライブの公式Twitterで案内されていたのでご紹介します。

しっかり記録をしていなかったので、最近になって機能が追加されたのか、そもそも私どもが把握できていなかったのかは不明です。実はフォルダを特定する方法は公式Twitterの紹介にあるやり方とは別にもう一つあるので、ふた通りご紹介します。

フォルダを右クリックしてフォルダ内を検索する

一つ目の方法は検索したいフォルダをGoogleドライブで表示させ、右クリックする方法です。

Googleドライブ フォルダ指定して検索

すると右クリックしたフォルダに限定した検索画面が出てきます。ここで探したい資料のキーワードを入れると資料を探し出すことができます。

Googleドライブ フォルダ内を検索する

絞り込みでフォルダを指定して検索する

二つ目の方法は、検索の絞り込み機能でフォルダを特定するやり方です。

Googleドライブ 検索の絞り込み

絞り込み機能は検索窓の右端にある下矢印をクリックすると表示されます。

Googleドライブ 絞り込みからフォルダを指定して検索する

「場所」という項目が初期状態では「すべての場所」になっていますので、ここを任意のフォルダに変えます。すると一つ目と同じようにフォルダを特定した状態の検索画面が表示されます。

参考記事:

『スマホ世代に贈る、仕事メールの原則。』
LINEに慣れた方へ、仕事でメールを使う上での注意点をまとめています。

『メール添付とリンクの違いとは。URLでファイル共有する10のメリット』
メールに資料を添付して送るのは、コピーを相手に渡してしまうことと同じです。最新版を一カ所で管理しアクセスも監視できる、リンクによる資料共有をご紹介します。

『ITは作るのではなく、選ぶ。中小企業こそ低価格なITで経営改善を。』
コモディティ化するITはもはや自社で作るものではありません。うまく選び、自社に合うチューニングを行うコツをご紹介します。

検索を前提にフォルダの分割は最低限にしよう。

フォルダの中の資料やデータが増えてくると、下の階層にサブフォルダを作る場合が多く見られます。定例会議の議事録など同じ性質のものでも、増えてくると月や年ごとにフォルダ分けをします。

Googleドライブ フォルダ階層を意識せずに検索

フォルダは見やすい方がベターなのは間違いないのですが、フォルダを整理する時間がなければ無理することはありません。

Googleドライブは資料の名前だけでなく、資料の中身にある文字もほぼ把握しているので、検索だけで探している資料を見つけ出せる確率がかなりあります。

画像に映っているものや音声、映像の検索はまだまだですが、フォルダを意識せず資料を見つけ出す場面が増えているのは間違いありません。

参考記事:

『メール添付とリンクの違いとは。URLでファイル共有する10のメリット』
メールに資料を添付して送るのは、コピーを相手に渡してしまうことと同じです。最新版を一カ所で管理しアクセスも監視できる、リンクによる資料共有をご紹介します。

『ファイル名が思い出せない!Googleドライブを作成者や共有相手で検索する方法。』
資料を探すとき、作ってくれたり共有したり、人の名前で検索するとすぐ見つかるかもしれません。

『資料ごとに権限を変えよう。Googleドライブのアクセス権の使い分け方。』
資料によっては印刷を禁止したり、閲覧だけでよかったりします。資料によってアクセス権を使い分ける方法を、ご紹介します。

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