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2018.03.09
G Suiteの基本とカスタマイズ

クラウドで資料を共有する(Googleドライブ編)

セミナー資料を公開する、取引先にプロジェクト資料を送る、社内人事を開示する。資料を共有するといっても様々な相手と送り方のパターンがあります。

クラウド上の資料は、「共有ボタンを押す」「相手先を指定する」2つの手順だけで相手に共有できます。ただし「共有相手がGoogleを利用している場合」と「共有相手がGoogleを利用していない場合」で共有方法は異なります。これはDropboxなど他のクラウドツールも同じです。

Googleを企業で導入する相手に共有(ログインあり)

社内やGoogleを導入している取引先へ資料を送る場合、宛先を入れて送信するだけで共有ができます。

Googleドライブ 資料を共有

Googleを企業で導入している場合、社外に共有する前にアラートが出てたり、社外への共有に制限をかけたり、セキュリティ面を強化できます。

Googleのログインなしで資料を共有

セミナー資料を公開するなど不特定多数に資料を公開したり、取引先がGoogleを利用しているかわからない時は、リンクを作成して相手に送る必要があります。

Googleドライブの法人用プランでは、リンクを送る際の条件を無料版よりもさらに細かく設定できます。社内限定にする、社外含めリンクを知る人全員にする、インターネット上で検索できるようにする、などを詳細設定で選択します。

逆にいえば、手早く社外の人に資料を共有するときにも、現状のGoogleドライブでリンクの詳細設定を修正しなければなりません。

個人用Googleアカウントの利用に注意

自社はGoogleを導入していないのに、上に挙げたひとつ目の方法(リンクの共有ではない)で資料を共有されたらどうなるか。現状では受け取った側にGoogleアカウントへのログインが求められます。

ここで、実は個人のGoogleアカウントでログインする人が多いのです。私がクラウドストレージの共有は複数があると伝えたい理由はここにあります。

業務で個人アカウントを利用することはもちろん好ましくありません。また相手企業と守秘義務があると、こちら側の資料管理責任を問われる可能性があります。

Googleアカウントはほとんどの人がプライベートで持っています。受け取る側としては個人アカウントを業務で使用しないことを徹底し、送る側はふた通りの送り方を使い分けることを周知してください。

複数の共有方法から相手先と資料にあったものを選ぶ。

クラウドツールは、メールに資料を添付するのが唯一の方法だった状況から、ダウンロードを禁止したり、期間限定で公開したり、といった選択肢をいくつか提供してくれます。

不特定多数への公開するものから、社内向けに期間限定するものまで、共有方法をその都度選ぶことで、より効率よく安全に資料の共有ができるはずです。

 
  
    
  

複数の共有方法から相手先と資料にあったものを選ぶ。

クラウドツールは、メールに資料を添付するのが唯一の方法だった状況から、ダウンロードを禁止したり、期間限定で公開したり、といった選択肢をいくつか提供してくれます。

不特定多数への公開するものから、社内向けに期間限定するものまで、共有方法をその都度選ぶことで、より効率よく安全に資料の共有ができるはずです。

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