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2018.07.31
G Suiteの基本とカスタマイズ

リアルタイムに確認をお願いする。Googleスプレッドシートのコメント機能

資料の作成時間をコメント機能で大幅にアップさせる。

Excelと同様Googleスプレッドシートにはコメント機能があります。しかしその意味合いは大きく違います。

Googleスプレッドシートのコメントは、資料が共有されている相手には、自動で即時に通知されます。

これまでのように、確認して欲しい人にメールを送る必要はなく、資料にコメントを入れるのみ。コメントを見た人は、どこにいようとその場で確認し、返事もできるので、数分の間に資料の確認が終わったり、指摘を受けることができます。

Googleスプレッドシート コメントを書き込む

さらにこのコメント、資料の特定の場所に対してかけるので、このファイルの何行目を見てくださいなどと言わなくても、見て欲しい箇所はストレートに相手に伝わります。

社内報告資料や顧客へのプレゼン資料、契約書の修正まで、このやり方で修正と確認を行うと、資料作成の時間が大幅にアップします。

Googleスプレッドシートへのコメントの入れ方

Googleスプレッドシートへのコメントはいくつかやり方があります。ひとつは確認して欲しいセルを選んだ状態で、画面右上のコメント追加ボタンを押す方法。

Googleスプレッドシート コメント追加ボタン

セルを選んだ状態で右クリックしてコメントを追加することもできます。

Googleスプレッドシート 右クリックでコメントを追加する

キーボードショートカットでコメントを追加する場合、Windowsでは「Ctrl+Alt+M」、Macでは「 ⌘+option+M」を押します。GoogleドキュメントやGoogleスライドなど他のソフトでも同じです。

スプレッドシートのコメントを一覧でみる

スプレッドシートに追加されたコメントを一覧で見るには、右上共有ボタンの横の「コメントスレッドを開く」ボタンを押します。するとコメントを一覧で見ることができます。

Googleスプレッドシート コメントを一覧で確認する

見ていただいてお分かりの通り、コメントに対して返信したり、解決済みとステータスを変更したりできます。

スプレッドシートのコメントは、相手とやり取りする手間を減らしてくれる

スプレッドシートでコメントを入れるのと、チャットやメールでやり取りする違いはどこにあるのでしょうか。

ひとつ目のメリットは、他人とやり取りする手間がかなり減ることです。資料の場所や確認して欲しい箇所を特定しなくても、そのままコメントを追加すれば相手の方は確認するファイルも場所もすぐわかります。

従来だとファイルの場所をフォルダとファイル名で伝えたり、確認して欲しい箇所を何行目といった言い方で伝えたり、コメントを発信する手間がかなりかかっていました。

スプレッドシートのコメントは、経緯を資料とともに残してくれる

ふたつ目のメリットは、資料に紐づく形でコメントが残ることです。

担当が入れ替わっても、資料を見ればコメントも残っているため、その経緯を知ることができます。チャットやメールでやり取りをすると、資料に関わる部分だけ抜き出すのは大変な手間がかかります。引き継ぎやナレッジの蓄積という意味でもコメントには一理あるのです。

スプレッドシートのメモで記録を残す

ちなみにExcelのコメント機能のようにリアルタイムでやり取りはせず、資料を後ほどみる人や自分自身への参考情報を残すには、Googleスプレッドシートのメモ機能を使います。Googleスプレッドシートのメモ機能はセルを選んだ状態で右クリックするか、上のメニューバーの「挿入」から追加することができます。

資料の中で手早くコメントをやり取りし、確認の待ち時間を減らし、資料作成時間を短くする。

資料の中でコメントを残し、引き継ぎしやすくする。

Googleに限らず多くのITソフトウェアで、資料に直接紐付いてやり取りする機能が普及しているように思います。

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