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2018.07.24
G Suiteの基本とカスタマイズ

何ができて何ができないのか。Googleドライブをオフラインで利用する注意点

Googleドライブ を使い始めたころ、社外の打ち合わせで資料が開けなくてヒヤッとしたことがあります。

Googleドライブはインターネットがなくても操作できます。しかしDropboxなど他のクラウドストレージのように、自動ですべてのファイルを同期してくれません。さらにオフラインではブラウザから開けない資料があったり、逆にブラウザでしか開けない資料があったり、検索がうまく機能しなかったりと、制約がたくさんあります。

オフラインでやれないことがあると、ストレスがたまります。そこでGoogleドライブをオフラインで使うときの注意点を、出来ないことを中心にまとめてみました。(2018年5月現時点)

Googleドライブでは、資料の開き方は二つある。

インターネットがあってもなくても、Googleドライブの資料を見る方法は2つあります。

1つはブラウザでGoogleドライブを開く方法。

ブラウザでみるGoogleドライブのトップ画面は、インターネットがなくても開くことができます。制限はあるものの資料を作成したり、編集したりできます。

もう一つはエクスプローラー(Windows)やFinder(Mac)で資料を開く方法です。

このやり方も、あらかじめ「オフラインで使用可能とする」を設定すれば、インターネットがなくてもファイルを開くことができます。

オフライン時のGoogleドライブはブラウザから、エクセルやPDFが開けない

不便なのはインターネットがないときは、ファイルによって二通りの方法を使い分けなければいけないことです。

Googleが提供するソフト、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメント、Googleスライドの資料は、インターネットがあろうとなかろうと、ブラウザでしか見ることができません。

一方Microsoftのワードやエクセル、PDFなどG Suite以外のソフトで作られたファイルは、オフラインではブラウザで開くことができません。これは画像や映像ファイルも同様です。

私はインターネットや新聞の記事はPDF形式で一ヶ所にスクラップするのですが、以前打ち合わせで相手に見せようとした記事がGoogleドライブのブラウザから開けませんでした。

オフラインの時、ブラウザとエクスプローラーを使い分けなければならない、というのが本記事で一番お伝えしたいことです。もしGoogleドライブのブラウザで資料が開けないときは、エクスプローラーやFinderで探してみてください。

 

参考記事:

『個人アカウントに注意!Googleドライブの社外への共有方法。』
取引先がG Suiteを利用していないと、お相手が個人のGoogleアカウントでログインする場合があります。

『点ではなく線でみよう。Googleドライブの共有期間を制限する』
古い商品情報や社内通達など、期間が過ぎれば共有を停止する方法をご紹介します。

オフライン時のGoogleドライブはブラウザで検索してもヒットしないファイルがある

Googleドライブをオフラインで検索すると、一部の資料しか結果に表示されません。私は「業務日誌」は日報のように毎日書き込むのですが、検索しても出てきません。利用頻度の高い資料がすぐ開けないのは困ります。

そこで私はオフラインでも編集する可能性が高い資料はスターをつけています。

Googleドライブ 左メニューの「スター付き」はオフラインでも表示されます。スター付きの資料を増やしすぎなければ、すぐに見つけ出すことができます。

スター以外にも「最近使用したアイテム」から資料を探すやり方もおすすめです。がんばってスクロールすれば1ヶ月以上前のファイルも履歴に残っているので、検索が使えないときに重宝します。

参考記事:

『たて文字もOK。Googleドライブでファイル内を検索する』
新聞をスキャンしたPDFの中身で、検索することができます。

オフライン時のGoogleドライブはファイル名の変更、削除、移動ができない

Googleドライブ はオフラインでファイル名を変更することができません。

これはワードやエクセルなどの汎用ファイルでも、GoogleスプレッドシートなどG Suiteソフトのファイルでも同じです。ファイルを別のフォルダに移動する操作も、オフラインではできません。ファイルの削除もできません。

かつて私は電車や飛行機での移動時間など、少し時間が空いたときにフォルダをよく整理していましたが、Googleドライブではできません。

オフライン時のGoogleドライブは、ファイルのコピーを作れない

今でも外出先で困るのが、新しい資料の作成です。

定例会議の資料は前回のものを複製して、必要な箇所だけを修正しますよね。この操作がオフラインで出来ません。これはいずれ改修されるとみています。既存資料は他の人が編集するなど競合が発生しますが、新規作成はその心配がないからです。

オフライン時のGoogleドライブは、オリジナルテンプレートから新規作成できない

新しい資料の作成でもう一つ不便なのが、テンプレートです。

Googleスプレッドシート、Googleドキュメント、Googleスライドの資料は空白のものと、テンプレートから新しく作ることができます。しかしオフラインではGoogle提供のテンプレートしか選ぶことができません。自社専用テンプレートからは新規作成ができないのです。

じつはスマートフォンアプリからも、オリジナルテンプレートを使うことができません。テンプレートの使い勝手はまだまだ改善の余地が大きくありそうです。

オフライン時のGoogleドライブは、新しく資料を共有できない

オフラインなので書類を共有できないのは当たり前と言えます。

しかしすでに共有している資料であれば、そのリンクをコピーすることは出来てもよいはず。私はリンクをチャットで送り資料を共有することが多いので、不便に感じます。

Googleドライブ オフラインで共有ボタンが押せない

オフライン時のGoogleドライブは、新しくコメントをつけられない

すでに共有されている資料は、オフラインであってもコメントをつけられます。過去のコメントも見ることができます。しかし新たに共有してコメントをつけることができません。

実際に反映されるのはインターネットに接続したときでよいので、オフラインでも資料の共有先を設定したりコメントを残したりして作業を少しでも済ませたいのですが、現時点でそれは叶いません。

Googleドライブ のオフライン利用は発展途上

Googleドライブはファイルの編集はできても、ファイル操作はオフラインでほどんどできません。

いま出来ないことも多くは改善されていくはずです。コンピューティングの原理的に難しいだろうと思う部分もありますが、改善の手が行き届いていない部分の方が多いと感じます。

このリストはどんどん更新したいですし、更新できるくらいオフラインの使い勝手がよくなることを期待しています。

オフラインでGoogleドライブを使う際の参考サイト

最後にGoogleドライブのオフライン利用に関するヘルプページや記事をお送りします。

公式ヘルプは少し古い記載が見られるので、G Suiteアップデートブログを軸に参考にしてください。

G Suiteアップデートブログ

Google ドライブに企業向けの新ツールが導入されます(2017年3月27日月曜日)
G Suite のすべてのお客様でドライブ ファイル ストリームが利用可能に(2017年9月14日木曜日)

G Suite公式サポートページ

同期ソリューションを選択して導入する
オフライン時に Google ファイルで作業する

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