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2018.11.13
当社オススメIT活用法

報告もれゼロ!Googleドライブの更新書類を自動通知する。

報告漏れ、確認ミスなど、人はとかくフィードバックを忘れがちです。

当社では、記憶と気力に頼るのではなく、自動的に進捗を知らせる仕組みを作り、仕事のリアルタイム化と連絡ミスの撲滅を目指しています。その一つが、Googleドライブの更新通知。上司や他部署の方への報告が万が一抜けてしまっても、どのような作業をしたのか、どのような書類を作成・更新したのかが、一発でわかります。

特定の名前が入ったファイルの更新を通知

Googleドライブでは、特定の文字が名前に入ったファイルを検索できます。この機能を応用し、当社ではプロジェクトの基本情報や進捗を記入する『案件シート』が更新されたら、翌朝チャットにファイル名とファイルのリンク(URL)が送られてきます。

必要な資料だけ更新していれば、関係者に勝手に通知してくれる仕組み、と言った方が正しいかもしれません。

ファイル名は日報、売上報告書、在庫管理表、勤務表など、なんでも大丈夫です。ただし、『報告書』といった一般的な用語で検索してしまうと、不要なものまで通知されてしまいます。この場合、「特定フォルダにあるもの」「Excel形式」など、条件を絞ることが可能です。

特定ファイルの更新を通知する

ファイル名で検索するやり方は、同じ名前を含んだファイルをスタッフがどんどん作成できます。一方、店舗別の売上集計表など、あらかじめファイルが特定でき、勝手に増えることがないものもあります。この場合は通知対象ファイルのURLをリスト化しておけば、更新された時に通知を受けることができます。

当社では、法務・人事・経理などの部門や業務別に『業務日誌』が複数あり、これらが更新されると、翌朝ファイル名とファイルURLがチャットに送られてきます。ちなみに更新頻度は数分単位から1日1回、週1回、月1回など、幅広く設定できます。

特定フォルダ内の更新資料を通知する

ときには、あらかじめファイル名もわからないけれど、通知があると便利なものがあります。

当社は『クライアント』という共有ドライブ(Google Workspaceの共有フォルダ)があり、このフォルダ以下で作成されたり、更新されたりした資料があれば、翌朝に自動通知されます。こうすると、誰かが顧客向けに作ったり、顧客から入手したりした資料を、いちいち報告しなくても関係者は気づくことができます。

フォルダに入ったすべてのファイルが通知されては面倒ですので、ExcelやWordなどの書類、デザイナーであればAIやPSD形式など、ファイル拡張子を絞ると効果があがります。

最近加わったのは、『名刺』共有ドライブです。当社では、検索しやすくするため名刺をすべてPDFするのですが、それらが名刺フォルダにアップされると通知が飛びます。名刺のPDFはスタッフが修正するので、そのタイミングがすぐわかるように開発しました。(名刺管理は、これ自体でテーマになるので、別記事でまとめます)

注意点は、あまり深いフォルダ構造だと処理速度がかなり遅くなるところ。当社であれば『クライアント』の下に各社ごとのフォルダがあるだけで、それ以下にはフォルダを作らないようにしています。ちなみに『名刺』には、サブフォルダはありません。Googleドライブはそもそも階層を作りすぎないのがコツなのですが、プログラム上も制限時間があるため、処理が途中で終わってしまう(=通知が送られない)危険性があります。

『Quotas for Google Services』

特定フォルダ内の資料をランダムに配信する

もう一つ、面白さもねらって作ったのがランダム配信です。対象となるのは『スクラップブック』フォルダ。この中に1000件以上の新聞記事の切り抜きやWEB記事を保存したものがあり、その中から1日1本、ランダムで紹介されます。

他人がスクラップした記事だと初見ですし、自分がスクラップしたものも時間を置いて読み返すと、思いのほか仕事のヒントになります。開発だと、過去の試作品や他社製品の検証レポート、設計図面やデザインなどの成果物でしょうか。マーケティングだと他社事例や、カスタマーに届いた声をランダムに届けても面白い。

当社のランダム配信は15時台。一息つくタイミングで、まったく関係のない角度から情報が飛んできますが、私自身は企画のヒントになったり、次のタスクに活かしたり、となかなか気に入っています。

御社にも、眠っている貴重な情報がありませんか。デジタル化できていれば、それらをどんどん引き出して、仕事のインプットに活かすのも悪くはありません。

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