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2018.08.23
経営のリアルタイム化

資料作りが速くなる。社内チャットの効果。

コンピューターが議事録を自動で作ってくれる。まだ未来の話ですが、限定された形であれば技術的には可能になりつつあります。

資料づくりには、内容を考える段階と、その内容を文章や図に表現する段階がありますが、それぞれコンピューターが力になる場面はたくさんあります。

今回はチャットという切り口で、資料作成のスピードをあげていく方法を整理します。

チャットボットに答えて報告書を作成

チャットから聞かれる事項に答えるだけで報告書を作る、という方法があります。打ち合わせを終えたあと、移動しながらスマホで報告できてしまうので、業務がスピードアップします。

以下の動画は営業スタッフが打合せを終えて報告する様子がわかりやすく紹介されています。

この動画は営業向けですが、社内会議の議事録や日報、作業報告にチャットボットを使うこともできます。

音声で入力できると、車を運転しながら報告書がかけたり、工場やサービス現場など手作業しながら資料が作れたりします。

さらに書類を作成するだけでなく、案件ステイタスを更新したり、次の打ち合わせ日時をカレンダーに入れたり、社内他部署へ作業依頼を送ったり、業務の自動化につなげることも可能です。

資料づくりの多くを占める報告書類。これら定型書類の作成と関連する作業の一部を自動化するレベルに、チャットボットも進化しつつあります。

社内チャットで相談する。

意外に思われるかもしれませんが、資料の内容を考える部分でもチャットは威力を発揮します。

たとえば、過去資料や自分の経験だけではどうしても課題が解決できないとき。

従来だと困っていることは、一人で解決しようとしたり、上司が席に戻るまで待ったりすることが多かったと思います。しかし社内にチャットで問いかけると、同じ部署の仲間や先輩、知識を持つ他部署の方が、上司よりも早く、かつ的確に答えをくれるケースが多々あります。

以下のリクルート社の事例が、とてもわかりやすいので参考にしてください。

MicrosoftのTeamsというチャットツールを例に挙げていますが、他のチャットツールでも十分に効果は出ます。

チャットがよいのは、メールのように1対1ではなく、相手を絞らず皆が見れるグループチャットに相談できるところ。時間が空いている人、直接知らない人など、想定しない相手からも返事が受け取れ、よりスピーディーに課題解決ができます。

社内のチャット履歴を調べるだけでも十分効果がある

社内で同じような資料を作っていた、といったことはありがちですが、社内チャットを使えばその無駄は省けるはずです。

社内チャットは案件ごと、顧客ごと、チームごとなど様々な単位でグループが作れます。それらのチャット履歴を追い、関連資料を見るだけでも、資料づくりのスピードは大幅にアップします。

見るべきグループがわからなければ、関連するキーワードで検索するだけでも、資料づくりのヒントは得られるのではないでしょうか。もちろん資料やチャットは極力全社で公開していることが前提ですが。

資料作りとチャット。一見関係がなさそうですが、資料づくりの効率化、スピードアップを期待してビジネスチャットを導入することも、十分検討の価値ありです。

 
  
    
  

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