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2018.11.13
経営のリアルタイム化

グループウェアで業務改善

ITにお金を使うのは、もうおやめなさい(2004)という本で、鉄道が発明されたころ、自社専用の鉄道線を作り輸送量を確保する企業の例がでてきます。

著者のニコラス・カー氏は、企業が使うITも似たような道をたどるだろう、と話します。自社専用のITシステムを開発するのは、自前で鉄道網を作るようなものだと。

2007年、日本郵政がSalesforceというITサービスを導入します。ITを自前で作るのではなく、必要なだけ利用する使い方を、保守的な企業が採用したことに当時とても驚きました。

『日本郵政グループ、Salesforce導入決定の舞台裏』

Salesforceなどインターネットを経由して提供されるITサービスは、大企業も小さい企業も同じ機能を使います。誰もが同じものをすぐ利用できるという意味では、ITも、電力や鉄道と同じインフラとしての側面があると言えるのです。

中小企業はグループウェアを軸にITを捉えよう

大企業と同じITサービスがすぐ使えるとすると、今まで高額なIT投資ができなかった中小企業ほど、その恩恵は受けられるはず。しかし現実は、そうなってはいません。

問題のひとつは、ITを選ぶことの難しさにあります。選択肢の多さや機能の有無だけではありません。自社スタッフが安心して使える操作性や、自社業務にフィットした使い勝手の良さといった、細かいところにもつまずくポイントがあるからです。

問題の二つめは、ITサービスも利用する人も組織も、常に変化する点にあります。人も組織も変わる上に、ITも年々進化していく。その時々の最適解を見つけ出すのがますます難しくなるのです。

ではITの専任者がいないような小さな会社が、ITの恩恵を受けるにはどうすればよいか?

私たちは基本を大切に、まずはグループウェアで出来ることを考えていくところからスタートすべき、と考えています。

グループウェアは10年前よりはるかにパワーアップしている

グループウェアを軸にしたITをご提案するのには、いくつか理由があります。

ひとつは、今のグループウェアで出来ることが大きく広がっている点です。

これまでグループウェアというとMicrosoftオフィスに代表される、資料の作成やメール、カレンダー機能が中心です。今のグループウェアはGoogleのG Suiteが登場したこともあり、インターネット接続を前提とした機能があり、以前とは比較にならないほどパワーアップしています。

特にひとつの資料を多人数が同時に入力したり閲覧したりできる同時編集機能は、仕事のスピードアップに間違いなく貢献します。

参考記事

ひとつのシートを全員で入力。経営判断のスピードを改善できるGoogleスプレッドシート。
同じファイルに同時に書き込めるGoogleスプレッドシートを使い、業務スピードを高める方法をご紹介します。

グループウェアは毎年、進化する

二つめは、グループウェアそのものがどんどん進化している点です。ウィンドウズのバージョンが変わる3、4年の単位ではなく、細かいものは毎月のように修正が行われます。さらに毎年、自動車でいうメジャーアップグレードに近い更新が行われ、見た目も機能も戸惑うほどに変化します。

グループウェアはいまや、メールやカレンダーの管理だけではありません。データ分析や音声認識などのAI、リアルタイムに会社の情報を共有するといった、以前であれば専用の業務システムでしかできなかったような機能を持っています。

これを活かさない手はありません。

ソフトを増やすほど、連携が複雑になる

三つ目は、たくさんのITソフトを入れるほど、連携が煩雑になる点です。

顧客管理であれ在庫管理であれ、どの業務ソフトも会社の情報を扱っている以上、メールやカレンダー、社内資料を扱うグループウェアとの連携が大切。しかし、一口に連携といってもその範囲や使い勝手は様々で、思うように連動してくれないことの方がほとんどです。

TV会議、音声入力、タスク管理、ワークフローなどグループウェアができることは年々増えています。無理して新しいITソフトを導入し連携を複雑にするよりは、グループウェアの機能を使っていくほうが、ライセンス費の面でも、ソフト連携の面でも効率的。

そんな事例をここ数年、見かけるようになりました。

もっとも、すべてをグループウェアだけで実現するのは現実的ではありません。

たとえば日本でチャットといえばLINEが標準です。個人相手のビジネスや、スタッフにアルバイトが多いビジネス、デスクワークではなく現場作業が多いビジネスは、無理にMicrosoftやGoogleのチャットを使うよりもLINEを入れる方がはるかに便利で効果的です。

また、金融取引や座席予約などコンマ秒単位での正確性が求められるシステムも、グループウェアで作るのは困難です。

大事なのは、ITの軸を定めること。たくさんのITソフトを並列でいるのではなく、MicrosoftのOFFICEであれGoogleのG Suiteであれ幹をはっきりさせることで、ソフト同士の連携も管理もスムーズになります。

参考記事

『ITは作るのではなく、選ぶ。中小企業こそ低価格なITで経営改善を。』
コモディティ化するITはもはや自社で作るものではありません。うまく選び、自社に合うチューニングを行うコツをご紹介します。

インフラとして生き残るIT企業は集約される

四つ目は、インフラとして安定的にサービスを提供できる企業は限られる点です。

震災や台風のような災害であっても、電力が1日止まると社会問題になりますが、ITもインフラとして利用されると、同じ目で見られるようになります。実際、長時間サービスが止まったYoutubeや日本のチャットワークは、多くのビジネスに影響を与えています。

保守的なようですが、新たなソフトを導入する場合、その企業が長期間にわたってサービスを提供できる規模を持っているのか、注意してみる必要があります。

インフラの世界では、サービスを安定して提供できる企業体力が重要。この点、グループウェアを提供するMicrosoftとGoogleは資金力、ユーザー規模、技術力、どの面からみても、安定感は抜群です。

規模に劣る企業のソフトをたくさん利用するよりも、グループウェアに業務を集約させる方が経営リスクも下がるのです。

グループウェアで出来ることを調べる

ソフトウェアを知る一番いい方法は、実際に自分の手で動かしてみることです。

今のグループウェアはMicrosoftのOfficeかGoogleのG Suiteの二択です。どちらも無料トライアルを用意していますので、パソコンやスマホで機能を試してみることをお勧めします。

Office 365 トライアル

G Suiteトライアル

また実際にどんな使い方ができるのか、ユーザー自身が語る動画ご紹介します。どうしても大手企業の事例が中心になりますが、似たようなことは中小企業でも十分実現可能です。

https://youtu.be/CpO5ClnU2ws
https://youtu.be/a3GBz_bdDvs
https://youtu.be/BUBeeEBAn-s

ITはコモディティと考えよう。

冒頭にご紹介した本でニコラスカー氏は、「ほとんどの会社は、ITを「戦略資産」ではなく「コモディティ」と考えることで最もよい結果を得られるだろう。」と言っています。

コモディティに高価な投資はいりません。なるべく投資額を抑え、まずはグループウェアで自社にフィットした使い方を考えるやり方が、より正解に近いと私たちは考えています。

参考記事

『スマホ世代に贈る、仕事メールの原則。』
LINEに慣れた方へ、仕事でメールを使う上での注意点をまとめています。

『顧客や案件管理に使える、Googleスプレッドシートからの自動通知。』
案件のステータスが変わると、チャットやメールに自動通知する仕組みをご紹介します。

 

 

 


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