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2019.02.04
経営のリアルタイム化

ワンクリックで請求書を自動作成する3つの方法。

当社がかつてそうだったのですが、請求書をExcelで作ると、二つ問題が起きます。

ひとつは、請求書を1枚1枚作ることに時間がかかること。もうひとつは、請求情報がそれぞれのエクセルにあるので、入金の確認や売上分析のための情報を一元管理できなくなることです。

会社規模がある程度大きくなれば、請求書発行システムも選択肢に入ります。しかし、小さい会社でも、請求書を自動発行する仕組みを作ることは十分可能。ここでは3つ方法をご紹介します。

業務自動化ソフト(RPA)で請求書自動作成

ひとつめは、RPAと呼ばれる業務自動化ソフトウェアを使う方法です。

エクセルで請求書を作るとき、テンプレートや他の請求書をコピーして、必要なところだけを書き換えると思います。これと同じ作業を、RPAと呼ばれるソフトが定期的に、またはボタン一つで代わりにやってくれます。

ただし、請求する相手先や件名、金額などをあらかじめ一つのファイルを整理する必要があります。RPAソフトは、人のように案件ごとにメールや契約書、発注書をみて柔軟に請求書を作り上げることはできないからです。

Winactorの操作画面(NTTアドバンステクノロジ社ホームページより)

そこで、請求情報を一元管理するシートを作ることになります。RPAソフトが整理された情報を元に、請求書を自動で作る仕組みです。これが作れると、何百枚でも請求書はワンボタンで作れます。これが一つ目の選択肢になります。

参考記事

『大切なのは機能ではなく相性。業務自動化(RPA)ソフトを選ぶ3つの視点。』
話題になることが多いRPA(業務自動化)。ほとんどのソフトは機能面では大差ないのですが、自動化したい業務との相性にご注意ください。

グループウェア(G Suite)で請求書を自動作成する

RPAソフトはプログラミングを書けなくても自動化の設定ができて便利なのですが、年間90万円ほどかかることや、プログラミングではないとはいえ一定のスキルを身につけないといけないなど、ハードルがそれなりにあります。

そこでGoogleのグループウェア、G Suite(ジースイート)を使う方法を二つ目にご紹介します。業務の流れは同じ。請求管理シートを作り、ボタンを押す、または1時間ごとや1日ごとに自動で請求書を作ります。

RPAにはないメリットは、請求管理シートがエクセルではなく、Googleスプレッドシートであるため、複数のスタッフが同時に請求情報を書き込める点です。エクセルのように、他人が開いていると読み取り専用になり閉じるまで待たないといけない、ということが起きません。

一方デメリットは、スプレッドシートのカスタム開発が必要であること。

スプレッドシートはRPAソフトのように、簡単操作で作れません。RPAの年間ライセンス費よりは安く開発できるものの、G Suiteカスタマイズ経験のあるスタッフがいないと修正も難しくなります。

デメリットもあるものの、請求情報を経理担当者だけでなく、営業や営業事務など複数の人が書き込む、という事情があるようでしたら、業務スピードは大幅にあがるので、このやり方をオススメします。

参考記事

『ひとつのシートを全員で入力。業務をリアルタイム化するGoogleスプレッドシートの力。』
同じファイルに同時に書き込めるGoogleスプレッドシートを使い、業務スピードを高める方法をご紹介します。

会計ソフトの請求書システムで自動化する

請求書は発行するだけでは終わらず、必ず会計ソフトに売掛金として登録します。

インターネットで利用する会計ソフト(MF会計やFreeeなど)には、請求書作成機能があります。追加料金がかかりますが、これらのサービスを利用するのが、3つ目の選択肢です。

この三つ目のやり方の最大のメリットは、会計ソフトと自動で連携できる点。売掛金の登録や入金確認もスムーズに行えます。

さらに、インターネットの請求書作成サービスは、メールでも郵送でも、請求書を相手に発送する機能があります。紙の請求書はハンコの画像を押して送付し、PDFファイルでよいお客さまにはメールに請求書を添付して自動送信。請求書を送る部分も自動化できるので、郵送作業だけで何時間もかかっているようであれば、検討してみてください。

逆にこのやり方のデメリットは、経理担当者以外の方が、請求情報を入力しづらいところ。案件が確定して営業が早速入力をしたくても、経理向けの画面なのでスムーズに入力はできません。

ちなみに、「楽楽明細」のように会計ソフトではないものの、請求書の発送に特化したサービスもあります。

グループウェアを軸に業務自動化を考える

冒頭に、エクセルで請求書を作ると二つ問題が起きるとお話ししました。正確に言うとエクセルもマクロを組めば、請求書の自動作成は実現可能です。

しかし、Googleスプレッドシートの登場により、複数のスタッフが同時入力ができるようになったのは、ここ5年ほどのこと。

請求情報の入力から請求書の発行、送付、会計ソフトへの登録まで、小さな会社でも業務は自動化できますし、複数の選択肢があります。ここに挙げた3つのやり方が、少しでも参考になれば幸いです。

参考記事

『スマホ世代に贈る、仕事メールの原則。』
LINEに慣れた方へ、仕事でメールを使う上での注意点をまとめています。

『ITは作るのではなく、選ぶ。中小企業こそ低価格なITで経営改善を。』
コモディティ化するITはもはや自社で作るものではありません。うまく選び、自社に合うチューニングを行うコツをご紹介します。

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