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2019.01.22
経営のリアルタイム化

機能ではなく相性。業務自動化(RPA)ソフトの選び方。

小さい会社にとって、業務自動化ソフト(RPA)の候補は実質3つです(2019年1月時点)。NTTアドバンステクノロジ社のWinActorRPA Technology社のBizRobo、そしてUiPath社のUiPathです。

実現できる機能は、各社とも大きな差はありません。しかし自社業務との相性、スタッフとの相性、管理のしやすさなどには違いがあり、導入する会社の環境によって正解が異なります。

そこで、実際にどのような部分に各社の違いが出やすいのか、RPA導入で気をつけてほしいポイントをご紹介します。

業務で使うサイトの自動化をトライアル期間で試す。

ひとつめは、自動化したい業務とRPAソフトの相性を確かめること。

自動化したい業務とは、エクセルなどオフィスファイルの操作なのか。それとも、オンラインバンキングや電子申告サイト、ショッピングサイトから自動的に情報をとったり入力したりする業務なのか。

特にサイトからの情報取得は、サイトの作りによってはかなり手の込んだ設定方法が必要です。ロボットによるログインを防ぐ仕組みがあったり、マウスをかざさないとメニューが出てこなかったりと、やってみないとわからないことがたくさんあります。

当社で調べた限り、サイトの情報取得に関しては絶対的にこのソフトが得意、ということはなさそうです。ですので、実際に操作したいサイトへのアクセスやログイン、情報の取得や入力を、トライアル期間で試すしかありません。

どうもこれは無理があるな、と感じられたら別のソフトを検討いただいた方が良いかもしれません。

複数の拠点や部署で稼働させるかを考える。

ふたつめは、稼働させる拠点数にあわせた管理方法を確認すること。

会社が複数の拠点に分散していたり、複数の部署でRPAを導入したりする場合、インターネット経由でRPAソフトの稼働状況を把握しなくてはなりません。ここは、Winactorよりも、BizroboやUiPathが得意な部分です。複数箇所、複数拠点での導入を検討される際はご留意ください。

操作性とスタッフの相性を確認する。

三つめは、スタッフの方とRPAソフトの相性を確かめること。

RPAソフトはそれぞれ、同じ機能を実現するにも、その設定方法には大きな違いがあります。処理を左から右に設定していくものもあれば、上から下に設定するものもあります。

Winactorの設定画面(WinActorサイトより)

操作性に関しては、ソフトウェアの設定に慣れてない方だと、BizroboやUiPathは少し難しいかもしれません。WinActorはファイルを開く、情報を取る、といった操作が一つ一つボタンに分けられていてわかりやすいのですが、それでもトレーニングは必要です。

人によって操作のしやすさや、理解のしやすさは異なります。感覚的な部分ではありますが、実際に設定するスタッフが拒絶反応を示すようであれば、別のRPAソフトの導入をご検討ください。

参考記事

『ひとつのシートを全員で入力。経営判断のスピードを改善できるGoogleスプレッドシート。』
同じファイルに同時に書き込めるGoogleスプレッドシートを使い、業務スピードを高める方法をご紹介します。

『ITは作るのではなく、選ぶ。中小企業こそ低価格なITで経営改善を。』
コモディティ化するITはもはや自社で作るものではありません。うまく選び、自社に合うチューニングを行うコツをご紹介します。

ITスキルではなく業務に近いスタッフを育成する。

RPAソフトはプログラムを書かなくても設定できる、と各社ともアピールします。確かにプログラムは書かなくてもよいのは確かです。しかし、いくら簡単とはいっても、繰り返し処理や条件分岐といったプログラム的思考を身につけないと、設定できないのも事実。

なので、プログラムが書ける人、ITスキルが高い人を担当にすべき、と言いたくなるところなのですが、実は当社ではあまりお勧めをしていません。むしろRPAを設定する方は、ITスキルの高い人よりも、自動化したい業務に近いスタッフをお勧めしています。

その理由は、RPAソフトには各社それぞれ固有で覚えることが多く、ITスキルがあろうとなかろうと、プログラムがかけようがかけまいが、トレーニングを受けなければいけないところにあります。

私はプログラムを書きますが、RPAソフトの設定は理解するのにかなり手こずりました。セミナーを受け、質問のやり取りを繰り返すしかなく、正直なところプログラムを書いた方が早いとなんども思えたほどです。

ITスキルに関係なくトレーニングを受ける必要があるのであれば、ITスキルはなくても、自動化する業務に近い方に受けていただくほうがよいのではないか。業務の流れを理解している方が、現場目線でどんどん改善していく。そんな流れができると理想的です。

とにかくRPAソフトは試すことが大事。

RPAソフトは技術的に難しいことをしているわけではなく、各社とも機能に大きな違いはありません。しかしディテールの部分で、業務のやり方や各スタッフとの相性の良し悪しが出てます。

ソフトの導入は、自分たちで操作して動きを確認するのが鉄則。自社のやり方にソフトが合っているか。これなら操作できそうだとスタッフが感じられか。管理方法が自社にマッチしているか。

これらの点に大きな問題がなければ、試しているソフトの導入を前向きに進めていただいてよいといえます。

参考記事

『スマホ世代に贈る、仕事メールの原則。』
LINEに慣れた方へ、仕事でメールを使う上での注意点をまとめています。

『探すのがめんどくさい!チャットサポートのお客さんへのメリット』
お客さんはなぜメールや電話では問い合わせてくれないのか。チャットが今の時代に合う理由を整理しています。

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