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2018.04.23
経営のリアルタイム化

クラウドソフトは2段階で検討しよう。

クラウドで提供されるビジネス用ITソフトは、セルフサービスが前提です。しかし自分で食事をテーブルに運ぶのと、ビジネスで使うソフトは同じではありません。

業務に使う道具でありながら、選び方や活用の仕方を自分たちで探るしかない。クラウドのソフトを比較検討し導入する難しさがここにあります。

ここではG SuiteやOffice 365などのグループウェアだけでなく、Sansanなどの名刺管理ソフト、EvernoteやSalesforceなど様々なクラウド型のソフトウェアを検討する際のステップを、大きく二つに分けて説明します。

(ステップ1) 無料版で操作感を比較する。

クラウドツールの候補が出てきたら、まず触ってみることをオススメします。案内ページや解説を確認するより、操作した方がはやく感触をつかめます。

同じジャンルのソフトをぜひ二種類以上同時に試し、機能や使い勝手を比較してください。競合するソフト同士の機能は似ていることがほとんどですが、ちょっとした画面の作り方が操作性に大きく影響したりします。

退会はツールによって手間がかかりますが、いつでも自由。データの所有権も利用者にありますので、気兼ねせず試してみてください。

少人数でクラウドの使い方を試す。

クラウドツールで業務効率を高められるのは、複数の人が絡む領域です。

資料を社員同士でどのように共有しあうか。進捗をどのように入力するのか。上司や新任者がどのように資料を探し、社内進捗を把握できるか。

日々の業務をクラウドで行うとどう変わるのか、ディテールがイメージできるまでいろんな使い方を試してください。

重要度の低い業務からクラウドを試す。

チャットツールやクラウドストレージを社内行事から使い始め、使い勝手を確かめてから本格導入する企業があります。

無料版のままオフィス近くのレストランリストなどをやりとりしながら、業務にも使えるのではと言い出す人が出てくれば、よいサインです。

(ステップ2) 有料版のお試し期間で管理機能を比較する

クラウドツールを業務に導入する場合、有料プランを購入することがほとんどです。個人利用と違い、アクセス権などの管理機能は有料版のみ提供されることが多いためです。

無料版で使い勝手は把握できても、管理したい項目が不十分では導入する意味がありません。

ツールによっては、有料プランやビジネス向けプランにお試し期間があります。ぜひ管理したい機能やこだわりたいセキュリティ項目を、実際の画面で確認したりツール同士の管理機能を比較してください。

 
  
    
  

公式ホームページのチャットをフル活用する

料理を自分でテーブルに運ぶのとは違い、クラウドをセルフサービスで選ぶのは簡単ではありません。

多くのクラウドツールは、チャットでリアルタイムに質問に答えてくれます。

公式サイトの右下にアイコンがあったり、有料版の案内ページでチャット画面が出たりします。どんどん質問して、自信を持って導入の判断を下せるだけの情報をあつめてください。