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2018.05.09
当社オススメIT活用法

Googleドライブで特定フォルダ内を検索する

一つのフォルダの中に、大量のファイルを保管することがあります。当社ではデザイン画像やスクリーンショット、スクラップした記事などを一つのフォルダに入れていくため、フォルダには500件を超えるファイルがあります。

これらは一つずつ目視で探し出すのは効率が悪いので、検索することになります。

特定のフォルダ内を検索する機能は、Googleドライブでは以前はできなかった気がするのですが、Googleドライブの公式Twitterで案内されていたのでご紹介します。

https://twitter.com/googledrive/status/991029451357122567

しっかり記録をしていなかったので、最近になって機能が追加されたのか、そもそも私どもが把握できていなかったのかは不明です。実はフォルダを特定する方法は公式Twitterの紹介にあるやり方とは別にもう一つあるので、ふた通りご紹介します。

フォルダを右クリックしてフォルダ内を検索する

一つ目の方法は検索したいフォルダをGoogleドライブで表示させ、右クリックする方法です。

Googleドライブ フォルダ指定して検索

すると右クリックしたフォルダに限定した検索画面が出てきます。ここで探したい資料のキーワードを入れると資料を探し出すことができます。

Googleドライブ フォルダ内を検索する

絞り込みでフォルダを指定して検索する

二つ目の方法は、検索の絞り込み機能でフォルダを特定するやり方です。

Googleドライブ 検索の絞り込み

絞り込み機能は検索窓の右端にある下矢印をクリックすると表示されます。

Googleドライブ 絞り込みからフォルダを指定して検索する

「場所」という項目が初期状態では「すべての場所」になっていますので、ここを任意のフォルダに変えます。すると一つ目と同じようにフォルダを特定した状態の検索画面が表示されます。

検索を前提にフォルダの分割は最低限にしよう。

フォルダの中の資料やデータが増えてくると、下の階層にサブフォルダを作る場合が多く見られます。定例会議の議事録など同じ性質のものでも、増えてくると月や年ごとにフォルダ分けをします。

Googleドライブ フォルダ階層を意識せずに検索

フォルダは見やすい方がベターなのは間違いないのですが、フォルダを整理する時間がなければ無理することはありません。

Googleドライブは資料の名前だけでなく、資料の中身にある文字もほぼ把握しているので、検索だけで探している資料を見つけ出せる確率がかなりあります。

画像に映っているものや音声、映像の検索はまだまだですが、フォルダを意識せず資料を見つけ出す場面が増えているのは間違いありません。

 

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