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G SuiteはGmailやGoogleドライブなどプライベートで慣れたソフトが使えるため、新しいスタッフもすぐに操作できるのが魅力です。
しかしビジネスで利用するときは、プライベートのGoogleアカウントで仕事のデータを扱わないよう、注意が必要です。社内スタッフがプライベートのアカウントを利用しないようにするのはもちろん大切です。
しかし落とし穴なのが、社外にGoogleドライブで資料を共有するとき。相手方の会社がG Suiteを利用していない場合、相手の方が個人のGoogleアカウントで資料を見ようとしてしまうからです。
Googleドライブでは大きく二つの共有方法があります。
1つは「宛先から共有」する方法。相手の名前を宛先に入れ、コメントと共に1ステップで共有できます。
もう1つは「リンクを共有」する方法です。資料のリンク（URL）を発行、コピーしてメールやチャットで相手に送ります。
二つのうちビジネスで注意が必要なのは、1番目の「宛先から共有」するやり方です。
この方法が問題なのは、受け取る側がGoogleにログインを要求されること。ここでGoogleドライブを利用していない企業の方は、プライベートのGoogleアカウントを入れて資料を見ようとします。
社外の方がログインして資料を見ようとすると、送信者には「アクセスをリクエストしています」という通知があります。このときプライベートのGoogleアカウントで許可を求めていれば拒否をしていいのですが、直接知っている方だとついそのまま許可してしまいます。
当社でも時々そのような例をみかけます。
相手がプライベートのGoogleアカウントで資料を見ると、送り手にはどのようなリスクがあるのでしょうか。
まず相手の自宅パソコンで資料が見られる状況が続きます。資料は共有を停止しない限りずっとみれますので、情報が流出するリスクは入退室を管理するオフィスよりもはるかにあがります。
また秘密保持契約を結んでいても、責任の所在はあいまいと言わざるを得ません。相手企業も社員のプライベートのアカウントまでは管理できないため、万が一漏洩した際の責任の所在は議論になる可能性が高いためです。
運良く情報が流出しなくても、プライベートのGoogleドライブに資料があっては検索対象にならないため、相手の方が再度資料を探したり、相手企業内で共有したりする手間が増えます。
そのため「宛先から共有」は、Googleを利用しているかわからない社外の方に対しては、控えたほうがよいでしょう。
Googleドライブを利用しない企業は多くあります。Googleドライブを利用しているかわからない場合も多くあります。ですので原則として社外へは「リンクを共有」することを徹底すべきです。
ちなみに「リンクを共有」することを、現時点で管理権限で強制することはできません。社内へは「宛先から共有」する方がはるかに便利なため、入力画面を絞ることができないからです。
「リンクを共有」するやりかたは、「宛先から共有」するよりも手間は増えます。メールやチャットなど別のソフトに切り替えなければならないからです。
しかしリンクを送るメールやチャットは業務用のもの。そこからクリックして見たり保存したりするのは会社のパソコンですので、自宅のパソコンから見られることはありません。
Googleドライブにはたくさんの共有方法が用意されています。
ダウンロードや印刷を制限したり、公開期限をあらかじめ決めたりと、資料の性質に合わせて柔軟に設定を選べます。
DropboxなどGoogleドライブ以外のストレージサービスも、似た問題を抱えます。
宛先を入れるだけで共有するやり方はどのソフトにもあります。一番手間が少なく便利なのですが、受けてがログインを要求される点でも各社共通します。
各社とも少しでもアカウント数を増やしたい、営業的な背景があります。またログインした方がアクセスした人を特定しやすい、というセキュリティ的な側面もあります。
フォレスター社の調査ではGoogleドライブはファイル共有ソフトとして業界トップの評価を受けています。しかしそれでも、世の中すべての人がGoogleドライブを使っているわけではありません。
外部の方とはGoogleを前提とせず、リンクで共有する。このやり方を徹底いただきたいと思います。
