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2018.09.04
IT操作の原則

メール添付とリンクの違い

資料を共有するとき、メールにファイルを添付して送る方は多いと思います。

添付ファイルを送ることは、ファイルのコピーを相手に渡すのと同じ。こちらで修正したら送り直さなければなりません。また、相手が勝手に内容を修正したり、見知らぬ相手に共有したりしても、防ぐ手立てがありません。

そこで、メールに添付するやり方に代わる方法として、資料をGoogleドライブなどインターネット上に保存し、その場所を示すリンク(URL)を相手に送るやり方をご紹介します。

クラウドストレージのURLをメールで送る

リンクでファイル共有する10のメリット

メールやチャットで資料を添付せず、資料の場所(URL)だけを送るメリットはいくつかあります。

  • メールやチャットの使用容量を抑えられる
  • 資料を更新してもメールに添付して再送しなくてよい
  • どれが最新版なのか、迷わなくてよい
  • 受け手はその時点の最新版が常に見れる
  • ファイル共有した相手が把握できる
  • 相手が資料を見たかがわかる
  • 相手が資料を転送することを制限できる
  • 相手が資料をダウンロードするのを禁止できる
  • 相手が資料を印刷することを禁止できる
  • 相手が資料を見れる期間を制限できる

掲示板のように、一ヶ所にある資料をみてもらう。

メールは送信した相手の数だけデータが複製される仕組み。さらに資料を更新するたびに再送もしなくてはなりません。

同じ資料なのに人数分×更新回数のデータが行き交います。管理する手間も、サーバーや各自のパソコンの保存領域も浪費してしまいます。

メールに添付すると相手の数だけ複製される

これに対し、URLを共有すると、インターネット上の1ヶ所にある資料に、それぞれがアクセスします。

クラウドストレージでは一ヶ所の資料を各自が取得する

掲示板をみんなが見にくるイメージに近いものがあります。

資料を見る時点で最新のものがみれるので、古いバージョンが混在したり、作成者が修正したものを再送し忘れたり、といったことは起こりえません。ファイル一つ分のデータ量で、何百人でも資料を共有できます。

継続的にファイル共有の方法をコントロール

さらに、リンクで資料を共有すると、継続的に共有方法をコントロールすることができます。

ひとつは、資料を見るだけでダウンロードは禁止する方法です。たとえば、取引先が勝手に資料を転送することや、社員がパソコンに保存して資料を外部に持ち出すことを防ぐことができます。

もうひとつは、資料の共有期間を限定する方法です。期間限定の商品カタログや組織図などで古い情報がお客さんや社員の手元に残ると、間違った情報による行き違いが起きないとは限りません。

もちろん、全ての資料のダウンロードを禁止したり、共有期間を限定したりする必要はありません。ただ、資料の性質によって複数のファイル共有方法が選べる点がとても大事です。

参考記事

『メールでファイルを送るなら、直接添付? それともオンラインストレージ?
外部サイトの記事ですが、リンクで共有するメリットと課題も整理されています。

『スマホ世代に贈る、仕事メールの原則。』
LINEに慣れた方へ、仕事でメールを使う上での注意点をまとめています。

『点ではなく線でみよう。Googleドライブの共有期間を制限する』
古い商品情報や社内通達など、期間が過ぎれば共有を停止する方法をご紹介します。

『ひとつのシートを全員で入力。経営判断のスピードを改善できるGoogleスプレッドシート。』
同じファイルに同時に書き込めるGoogleスプレッドシートを使い、業務スピードを高める方法をご紹介します。

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