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電子メールは、名前こそコンピューター的なのですが、紙の郵便物をイメージした仕組みです。
2000年頃まではインターネットが常時接続ではなかったので、書いたメールはまとめて送信し、受信もインターネットがあるときにまとめて確認するスタイルが、原点にあります。
LINEに慣れたスマホ世代の方は、このメールに戸惑う部分もあると思います。しかしメールにはLINEやチャットにない良さもあり、なくなることはありません。
ここではチャットに慣れた方に向けて、メールを仕事で使うときに気をつけてほしいポイントをお伝えします。
まず、メールにはLINEのように既読がつかないため、相手が読んだかどうかわからない、という欠点があります。
このため、いただいたメールの内容に答えることが難しくても、対処しますなどと簡単に返すと相手に安心感を持ってもらえます。
これは特に、仕事を始めたばかりの相手には気をつけたいポイント。メールを何週間も返さなかったり、返事し忘れたりする人もたくさんいるので、この人もそうなのかな、と第一印象が少し悪くなる可能性があります。
まれに送ったメールが迷惑メールのフォルダに入っていることもあります。そういった可能性を相手に考えさせず、まずはメールは受け取っていて対処していますよ、と相手に伝えることが、既読がつくLINEが普及しているいま、ありがたがられる心遣いです。
もっとも、こまめに返事するとはいっても、チャットのようにリアルタイムで返事する必要はありません。よほど緊急で重要なメールでない限り、メールは半日から1日で返事があれば十分です。
当社では、メールは処理時間を決めて対応し当日中に返信し処理できればよい、と決めています。ずっとメールソフトを開いていたり、メールの通知を受け取ったりはしません。
メールは処理する時間を自分であらかじめ決められるので、それ以外の時間帯はメールをみずに仕事を進められる、というメリットがあります。チャットも自分で時間を決めて対応すればよいのですが、手軽に返せてしまうため、メールよりはリアルタイム性が求められます。
メールのもうひとつよいところは、テーマごとに分けることができる点です。
たとえば、打合せが終わった数日後、契約書の検討状況とプロジェクトの進捗状況を相手に伝えるとします。チャットであれば、相手とのグループチャットで五月雨式に流しますよね。
メールであれば、同じ相手でも二つのメールに分けることができます。メールの数は増えますが、契約書とプロジェクト進捗のやりとりがごちゃまぜになることはありません。
契約書の件は、契約に関するやり取りに絞り、終了すれば受信トレイから外す。メールはタスク管理にもなるので、テーマごとに分割することをお勧めします。
チャットは相手個人かグループチャットに投稿するかしか選べませんが、メールは宛先を毎回入れなくてはなりません。
ここでの注意点は2つあります。
ひとつは、相手先を間違わないように注意すること。同じ苗字の別の方にお送りしてしまうケースは私もたまにしてしまいます。
ふたつめは、共有相手はしっかり選ばぶこと。
メールは、グループチャットのようにあとから関わる人が履歴を簡単に追うことができません。メールはメッセージが直接、相手の手元に届いてしまうからです。そのため、しっかりと共有しておきたい相手は社外であれ社内であれ、宛先に入れるのが原則です。
また、宛先の使い方は、企業文化が出る部分でもあります。オープンな組織であればさほど気にしなくてよいのですが、閉鎖的な企業だと部署や役職の違う人が宛先に入ることを嫌がられることがあります。
チャットをサッと見たまま、内容を忘れたり返事をし忘れたりすることがあります。しかし、メールは比べ物にならないくらい読まれません。
グループチャットは下にスクロールすると読めていくのですが、メールは一つ一つ開かねばならず、読む心理的な負担があります。また先に述べた通り、テーマごとに分割できるため数はどうしても増えがち。
メールが多い人は、表題だけみて中身を読まずに削除しますし、私は一時期、あまりにもメールが多くて宛先（To）に自分が入っているメールだけを色分けし、それ以外はほぼスルーしていたこともあります。
メール送りましたよ、と言ったところで相手が読めているとは限りません。その前提で、声をかけたり、電話で補足したりといった工夫をしてください。
メールは送信者を偽ることが出来ることもあり、迷惑メールが大量に送られますし、フィッシング詐欺もメール経由でよく行われます。
見知らぬ相手からのメールがきたら、開かずに消すのがベストですが、特にリンクをクリックすることと、添付ファイルを開くことには注意をしてください。これだけでもリスクはかなり減ります。
もう一つ気をつけたいのが、間違って迷惑メールと認識されてしまうこと。メールが来ないなと思ったら、迷惑メールのフォルダを見てみると発見できる場合が、たまにあります。
郵便で配達される手紙をイメージして作られたのが、メールの仕組みです。
案件単位で相手を指定して届けられるので、公式書類という側面もあるので、手紙がなくならないのと同じように、メールが世の中からなくなることはありません。
ご紹介したような点に注意しながら、メールのよいところをうまく活かしていただけたらと思います。
