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2019.01.16
経営のリアルタイム化

ひとつのシートを全員で入力。経営判断のスピードを改善できるGoogleスプレッドシート。

みなさんの会社では、売上や在庫、シフトや日報など、毎日たくさんの人が更新する情報をどのように管理されていますか?

ひとつのやり方は、用途にあわせたシステムを導入する方法。業種に合わせた売上管理の仕組みから汎用的な日報システムまで、数多く存在します。これらのよいところは、自社開発せず、すぐ利用できること。しかしライセンス費用がかかる上、自社のかゆいところに手が届きません。

もうひとつのやり方は、エクセルで管理する方法。自社でいろいろ工夫ができるので、自由度が高く安上がりであるのは間違いありません。しかし、ひとりがファイルを開くと他の人は読み取り専用となるため、即時性に欠けます。

みんなで同時に書き込める、Googleスプレッドシート。

そこで、三つ目のやり方として、Googleスプレッドシートを使う方法をご紹介します。

Googleスプレッドシートとは、エクセルのような表計算ソフト。なのですが、エクセルの最大の欠点である、同時に入力できない部分をカバーし、多数が同時にシートを開いて入力できるところに、大きな違いがあります。

同時に入力とはどういう意味なのか?まずは以下の動画をご覧ください。

動画で見れるのは表計算ソフトではなく、ワードのような文書ソフトなのですが、複数の人が同時に書き込んでいる様子がわかりますか?短い動画なので、よかったらもう一度見てみてください。

G Suiteの特徴を一つだけ挙げよ、と言われたら、間違いなくこの同時編集機能を取り上げます。我々はこの機能が、人口知能やスマートフォンの普及と同じくらい、ビジネスの現場、特に中小企業にインパクトがあると考えています。いかに会社の業務をリアルタイム化し、ビジネスを強くできるのか、そのメリットを以下で整理します。

いつでも情報を入力できる。

同時編集がもたらすメリットのひとつ目は、他人を待たずに情報を更新したり、閲覧したりできる、という点です。

いま数値を入力したい、いまシフトを記入したい、コメントを入れたい。そう思っても、これまでエクセルで作ったファイルは、相手が先に開いていると、待つか、別のファイルに入力するしかありませんでした。

作業を待たされる、というのはとても苦痛。他の仕事に取り掛かるにしても、気がかりですし、あとで入力し忘れることもあります。

この、いつでも入力ができることは、当たり前のように聞こえるのですが、これまでのIT環境では満足にできませんでした。この壁を最初に超えたのがGoogle。マイクロソフト含め他社もようやく、似た機能を提供するようになってきました。

いつでも情報を確認できる。

経営側からみると、今だれが入力していようが、ファイルの最新状態を見ることができます。売上、在庫、案件の進捗。何をスプレッドシートで管理しようとも、待つ必要がありません。

社長がファイルをみている最中でもスタッフは情報が更新できます。これがExcelだと社長がファイルを見終わるまで入力ができません。同時編集機能は、会社全体をスピードアップさせることができます。

 
  
    
  

シートを集計せずにすむ

エクセルは同時に書き込みができないため、個人や部門単位で同じ資料を配布やり方が多く取られます。たとえば会社の書式にあわせた日報を店舗や個人にそれぞれコピーして配る、といったやり方です。

この場合、各スタッフや各部門の資料を誰かが集計しなくてはなりません。

一方、Googleスプレッドシートはそもそも同じファイルに書き込むため、集計する作業をゼロに減らすことができます。これが二つめのメリット。

これも文章にしてみると、当たり前のように聞こえます。しかし、エクセルのファイルから別のエクセルに情報を転記する作業は、今でも珍しくありません。誰かが入力したものを、コピーして転記するというのは、間違いなく撲滅できる類の作業なのです。

別シートをリアルタイムで連携

同じシートをみんなで入力できるといっても、他人や他部署には見られたくない事情もあると思います。店舗別の日報などは、他店舗には見られたくないかもしれません。

この場合、別々のGoogleスプレッドシートのファイルを用意し、集計用のファイルと自動連携させます。すると個々のシートに入力した内容は、自動的に集計用ファイルにも表示されるようになります。本部の人だけが、全店舗の報告をみれることになります。

情報は一元管理される

同じ資料を一斉に更新できる最大のポイント。それは、情報が一元管理できること、です。商品情報、在庫や価格、スタッフのシフトまで最新情報などが1箇所に絞れるため、どれが最新情報なのかがわからなくなるといった、混乱はありえません。

情報を一元管理する仕組みは、従来からあります。しかし、それは高価でかゆいところに手がとどかない、業務用ソフトを導入して初めて可能になりました。今は表計算ソフトでも実現できる。この選択肢が小さい企業にとっては大きな意味を持つのです。

コンマ秒単位のリアルタイム性は実現できない

コンマ秒単位の正確性を求められるチケット予約システムのようなものには、Googleスプレッドシートは向いていません。情報の更新には数秒のタイムラグが発生するからです。

ただ、十秒ほどのタイムラグはあっても、ほとんどのオフィスワークは十分に機能します。普段の資料はエクセルやワードを使いながらも、たくさんの人が更新する情報だけはGoogleスプレッドシートを使う、といったハイブリッドなやり方もオススメです。

Microsoftも追随。同時編集はスターンダードになる。

Microsoftオフィスも同じ機能を「共同編集」という名前で提供し始めました。Excel ブックの共同編集を使用して同時に共同作業を行う

いつでも入力でき、確認できる。情報は一箇所に集約し、集計作業をなくす。経営の基礎を強くするためには必要なことで、2020年代には仕事の必須機能になるはずです。ぜひ一度試していただけたらと思います。

    

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