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2019.02.12
G Suiteの基本とカスタマイズ

営業と経理をスプレッドシートでリアルタイム連携。

請求書を発行する業務の難しさは、お客さまと合意した請求情報を持つスタッフ(営業など)と、請求書の発行や入金を管理する経理スタッフの連携が必要なところにあります。

小さい会社でよく見かけるのは、エクセルで請求書を作り経理に転送。そのエクセルを経理が印刷・押印し、会計ソフトに入力する流れです。

しかしこのやり方だと、経理は営業が入力したエクセルファイルが転送されるのを待つしかありません。転送忘れも起こります。

そこで、請求情報を入力するとそのままワンボタンで請求書が作成でき、その後の管理や分析もエクセルのように自由にできる仕組みを、ご紹介します。

みんなで同じシートに請求情報を記入する

まず、請求情報を一行ずつ入力する1つのシートを作ります。請求書ごとにファイルを作成することはしません。この記事ではこのファイルを「請求管理シート」と呼びます。

サンプル画像は支払い期限までしかみえませんが、実際は右に金額や内訳、コメント欄があります。

営業担当は、必要な項目を一行に書き込みます。従来と作業は変わるのですが、慣れれば自分で請求書ファイルを作るよりも圧倒的に早く作業が済みます。

ほとんどの会社は複数の人が売上と請求情報を記入すると思います。その場合、このシートがエクセルだと他の方が入力している間は「読み取り専用」となり、書き込むことができません。

そこで、みんなが同時に同じシートに入力できるGoogleスプレッドシートを使います。すると各自で都合の良いタイミングに金額を入れながらも、一つのシートに請求情報が集約される仕組みができるのです。

参考記事:

『ひとつのシートを全員で入力。業務をリアルタイム化するGoogleスプレッドシートの力。』
同じファイルに同時に書き込めるGoogleスプレッドシートを使い、業務スピードを高める方法をご紹介します。

ボタン一つで請求書を作成する

請求情報が一つのシートに書き込まれていれば、請求書の自動作成は実現できます。以下サンプルのように、請求書作成メニューを作り、それを選ぶと一件ずつ請求書ファイルが自動生成される仕組みです。

請求書には、シートに記載した相手先や案件名、請求日、金額と項目がそれぞれ自動で入ります。担当部署により振込先口座を分けたり、複数の請求書の書式を扱うことも可能です。

この部分はプログラムを書く必要がありますが、シンプルな仕組みであれば1日程度でカスタマイズが可能です。

部門別にシートを分ける。

ここまでの例は全社で1枚のシートに売上と請求情報を入力しましたが、会社によっては他部署に売上情報を見せたくない、といった事情をお聞きします。

この場合は部署ごとに請求管理シートを作成し、経理のみが見れる全請求情報が見れる全体シートを新たに作ります。Googleスプレッドシートは各シートの情報がリアルタイムで連携できますので、営業が入力し始めたら、全体シートにも即座に反映されます。ちなみにこの部分は、プログラムを書かなくても実現が可能です。

請求情報がそろったらあとは同じ流れ。全体シートで自動作成メニューを選ぶと、何百件あっても請求書ファイルが一気に生成されます。

会計ソフトへ売掛金を一括登録する。

請求情報がそろっていると、そのまま会計ソフトに売掛金情報を一括登録することもできます。

会計ソフトによって受け取れる情報の型が違いますので、自社で使っている会計ソフトの一括登録機能で定義されている形式にあわせたデータを出力する必要があります。この部分は多くの場合、プログラムによるカスタマイズが必要です。

当社はMF会計を利用していますので、MF会計に一括登録できるCSV形式のファイルを作るメニューをカスタム開発しています。

売上情報を管理・分析する。

請求管理シートを使った仕組みのメリットの一つは、請求書作成の手間とミスが大きく減ること。

もう一つは売上情報を自由に管理できること。部門別や月別の売上、顧客別の売上を確認し、今後の予測を行うことができます。実はこのような分析は会計ソフトでも可能ですが、分析する切り口は限られます。その点、GoogleスプレッドシートはExcelのようにデータがあれば自在に加工ができるため、自社の売上の内訳を把握する基礎として、このやり方をお勧めしています。

一方、原価などのコストはこの仕組みには入っていないため、顧客別や案件別の収益性といった分析まではできません。収益管理の仕組みは業種業態や会社によっても違うため、この部分をしっかり作り上げるには相応の時間と覚悟が必要です。

経理業務の自動化、効率化の一歩めとして。

1枚のスプレッドシートで請求情報を一元化し、まずは営業と経理の業務をリアルタイムに連携させる。経理業務の効率化、自動化の一歩めとして参考になれば幸いです。

参考記事:

『機能ではなく相性。業務自動化(RPA)ソフトの選び方。』
話題になることが多いRPA(業務自動化)。ほとんどのソフトは機能面では大差ないのですが、自動化したい業務との相性にご注意ください。

『顧客や案件管理に使える、Googleスプレッドシートからの自動通知。』
案件のステータスが変わると、チャットやメールに自動通知する仕組みをご紹介します。

『スマホ世代に贈る、仕事メールの原則。』
LINEに慣れた方へ、仕事でメールを使う上での注意点をまとめています。


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