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2018.03.05
G Suiteの基本とカスタマイズ

クラウド上の資料にコメントする3つのやり方

イベントに向け資料を用意したものの、直前に修正が多発。どれが最新版なのか、どのコメントに対する修正なのか、メールと電話が入り乱れて混乱した経験があります。

資料の共有もさることながら、資料にまつわるコミュニケーションも大切。

クラウドツールは、一ヶ所で資料を修正できるだけでなく、資料に関わるコメントを一ヶ所に集約することができます。

共有相手にコメントを送る。

GoogleドライブやDropboxなどのクラウドストレージでは、資料に関するコメントを共有した相手全員が見れるように記入できます。メールも送信されるため、資料を作成したことを関係者に通知したり、上司に確認を依頼したりできます。

パソコンのブラウザでは、資料を見ながら画面右側でコメントのやりとりができます。アプリでも画面下のコメントボタンを押すと、LINEを送るような操作でコメントが送れます。

なお、コメントを記入するには各ツールのアカウントへのログインが必要です。以前紹介した、資料のリンクを共有する方法では、コメントのやりとりはできません。

メールに返事するだけでコメントが返せる。

メールが届いたメンバーは、パソコンのブラウザやスマホのアプリを開かず、メール返信だけでコメントが返せます。スマホ版のアプリを持っていなかったり、メールソフトの方が操作慣れしている場合には重宝する機能です。

文書の特定箇所を指定してコメントを送る。

また文書の特定箇所を指定してコメントを送ることもできます。上司の指示がよくわからない場合、この文章を指していますか、などとコメントを送り合うことができます。

担当が変わっても、資料の編集経緯がわかる。

メールや電話と違い、特定の資料にチャットのようにコメントが集まるメリットはいくつかあります。

ひとつは、関係者全員に資料の編集過程を共有できること。電話を聞いていない、メールの宛先に入っていない社員でも、事情をつかむことができます。

もうひとつは、現時点で関係ない人でも、あとから資料の修正過程が追えること。他部署の人が似た業界の社内事例を探したり、他の社員が案件を引き継いだりといった場合でも、誰かに尋ねることなく経緯が把握できます。

 
  
    
  

「資料」単位でコミュニケーション履歴が残る

「案件」や「部署」ではなく「資料」単位でコミュニケーションができ、そのやりとりが社内にオープンに公開される。

社員が何かの情報を得るため、他の社員に尋ねたり、資料やメールを探したりする手間は組織の大小を問わずあります。かつて手がけたイベント発表資料も、確認する時間を減らし、業務効率を大きく高められたはずです。

クラウドツールは万全ではないものの、情報を一ヶ所に集約することには長けています。資料の共有方法だけでなく資料に関わるやりとりにも留意してください。

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