Live Computing Inc.

BLOG

ブログ

 ホーム    ブログ    業務リアルタイム化    G Suiteの基本とカスタマイズ    Googleドライブ社外共有はリンクで
2018.07.24
G Suiteの基本とカスタマイズ

Googleドライブ社外共有はリンクで

Googleドライブは宛先を入れるとすぐ資料を共有できます。Googleユーザーには通知がありますし、すべてのユーザーにメールも送信されます。

Googleドライブ 宛先から共有する

しかし宛先で共有するやり方ではできないこともあります。資料をチャットで送りたい時や、参考資料として参照先を記録したい時などです。

そんなとき、Googleドライブでは資料のリンクを取得します。リンクはコピーして貼り付けると共有できます。インターネットのサイトを訪れる感じで資料を見られるようになります。

ただしビジネスでGoogleドライブを利用している方は、社外へ共有する時は詳細設定で資料が見られる範囲を設定する必要があります。ここではGoogleドライブの資料をリンクで共有する方法と、資料のリンク活用法をご紹介します。

一歩目は資料のリンクを取得すること

宛先以外の方法で共有する最初の作業はリンクの取得です。

共有ボタンや資料を右クリックして共有画面がでたら、右上にある「共有可能なリンクを取得」を選びます。

Googleドライブ リンクを取得する

これで資料へのリンクが生成されます。そのあとの画面で「リンクをコピー」を押して貼り付けると、チャットでも資料を送ることができます。

リンクには権限も設定できます。閲覧だけや、コメントだけ、といった権限が選べるので、資料そのものを修正して欲しくない時は、設定ください。

Googleドライブ リンクの権限を設定する

ところが、このままではリンクを社外の方に送ることができません。私たちもこのやり方がなかなかわからなかったのですが、社外の方も見れるようにするには、詳細設定を変える必要があります。

社外への共有は詳細設定を修正する

「詳細設定」は共有画面の右下から行います。ここをクリックすると共有設定画面に移動します。

Googleドライブ リンクの詳細設定

共有設定画面では、「アクセスできるユーザー」という項目がありますので、「変更」を押します。

Googleドライブ リンクの詳細設定(権限変更)

するとリンクの共有画面に移ります。ここでは資料をみることができる方の範囲が決められます。社外の方にリンクを送る際は、上から二つ目の「リンクを知っている全員」を選択してください。

Googleドライブ リンクの詳細設定(社外共有)

これでリンクを使ってGoogleドライブの資料を社内外問わず、共有することができます。

フォルダもリンクで共有できる

リンクで共有するやり方はフォルダにも使えます。1つ1つの書類だけでなく、フォルダごと1つのリンクで共有できます。フォルダを選んだ状態で右クリックし「共有..」を押してください。そのあとはご紹介した同じ手順で共有が可能です。

書類やデータの数が多い場合はフォルダ単位での共有がおすすめです。

チャットでリンクを送る

リンクで共有すると便利なシーンの一つは、チャットでGoogleドライブの資料を共有するときです。

資料は添付してもよいのですが、共有した後に修正しても、添付された資料には反映されません。できれば資料はリンクで共有して、常に最新版を確認できる状態がスマートです。

社外へは原則リンクで共有を

ところで取引先がGoogleを利用していない場合は、リンクで共有するやり方をオススメします。他社に対してGoogle利用を前提に資料を送ると、担当者がプライベートのGoogleアカウントでログインするなど、問題がおきるからです。

詳しくは以下のページをご覧ください。
『個人アカウントに注意!Googleドライブの社外への共有方法。』

グループウェアによる業務改善をお手伝いします

当社ではグーグルのグループウェアG Suiteを軸に、業務のリアルタイム化を進めるコンサルティングを行なっています。実際にサンプルを操作いただきながら、具体的な業務改善方法のアイディアを出していきます。詳しくは以下画像をクリックください。

関連記事