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2018.08.16
G Suiteの基本とカスタマイズ

資料ごとに権限を変えよう。Googleドライブのアクセス権の使い分け方。

ビジネス資料は『相手は確認するだけで修正しなくてよいもの』、『期間が過ぎれば開示する必要がないもの』など、共有するにあたって異なる性質を持ちます。

これまで資料の共有は紙で渡すか、メールに添付するかの二択でした。しかし今は複数の共有方法を選ぶことができます。

  • 資料は閲覧するだけなのか。
  • 一定期間だけ資料を閲覧できればよいのか。
  • ダウンロードや印刷を許可する必要があるのか。
  • 資料の共有を許可する必要があるのか。

資料にあった共有方法を選ぶスキルが大切になってきているのです。

資料の性質によって共有方法を選択する

Googleドライブで共有するときは、相手の権限を大きく三つから選べます。

・編集ができる(編集権)

・編集ができず、閲覧のみ(閲覧権)

・編集ができず、コメントのみできる(コメント権)

編集権は、ファイルの管理者とほぼ同等で、ファイルの内容も共有方法も自由に選ぶことができます。一緒に資料を作り管理する方に付与します。

閲覧権は、ファイルを見るだけでファイルを修正することもコメントすることもできません。社外向け提案資料や社内向け人事発令など修正もコメントも不要なものに適します。

コメント権は、ファイルを見てファイルそのものは修正できないけれど、コメントができます。取引先や上司・同僚からコメントは欲しいけど、ファイルをいじるのは自分だけにしたい場合などに使います。

Googleドライブでアクセス権を設定して共有する

Googleドライブで共有相手のアクセス権を設定するには、ファイルを開いた状態であれば右上の共有ボタンを押します。Googleドライブの画面で設定したいファイルを右クリックしても大丈夫です。

Googleトスプレッドシート共有ボタン

次に出てくる「他のユーザーと共有」画面で、ユーザー名を入れる欄の横の鉛筆マークを押します。するとご紹介した三つの権限を選ぶことができます。

Googleスプレッドシート他のユーザーと共有画面で権限を設定

同じ編集者でもアクセス権の設定を制限する

ファイルの編集はしてもらっていいけれど、アクセス権を変えたり新しい共有相手を追加したりといった、ファイル管理は任せたくない場合があります。その場合は先ほどの「他のユーザーと共有画面」の右下の詳細設定を押してください。

Googleスプレッドシート共有 詳細設定を押す

次の「共有設定」画面の一番下に、「オーナー設定」という項目があります。「編集者によるアクセス権の変更や新しいユーザーの追加を禁止します」という項目にチェックを入れて完了ボタンを押します。

すると編集権を持つ方はファイルは修正できても、アクセス権や共有に関わる操作はできなくなります。

資料のアクセス権を一括で設定する

上でご紹介したやり方は、相手に資料を共有する際ひとりずつ権限を設定するやり方でした。これとは別に資料のアクセス権を一括で設定する方法があります。

先ほどと同じく詳細設定を押した後の「共有設定」にて、アクセスできるユーザーの横にある変更ボタンを押します。

Googleスプレッドシート共有設定画面で変更ボタンを押す

その後の「リンクの共有」画面で、「閲覧者」「コメント可」「編集者」を一律に設定することができます。

できるだけ「編集権」を渡さないのがコツ。

GoogleスプレッドシートなどG Suiteの資料は、誰かが修正しているときに手を加えようとしても、エクセルやワードのように「読み取り専用で開く」ことがありません。いつでもだれでも編集ができてしまうことが、G Suiteの長所でもあるのですが、欠点にもなります。ちょっとした手違いでデータを消してしまうなど、余計な混乱が起きやすくなるからです。

そのため、資料は必要がないかぎり「閲覧者」や「コメント可」に設定して共有することをお勧めします。Googleドキュメントやスプレッドシートはできるだけ編集権を渡さない。これがアクセス権設定の基本と言えます。

 
  
    
  

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