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2018.11.13
G Suiteの基本とカスタマイズ

問題を素早くキャッチする、Googleドライブの自動通知カスタム開発。

人はとかくフィードバックを忘れがち。

報告のし忘れ、担当者への確認のし忘れ。
これらは更新書類だけをまとめてメールに自動通知することで、ある程度カバーが可能です。
ここではGoogleドライブをカスタム開発して、どのように実現できるかをご紹介します。

更新があった書類のリンクをメールやチャットに自動で通知する

社内の情報の流れを加速させるアイデアとして、更新された書類の名前とリンク(URL)を自動通知する仕組みがあります。

たとえば案件が多く進捗が追い切れないとき、更新があった書類だけを自動でメールに知らせてくれる、といったものです。
定期的に更新書類が手元に来ることで、ラクに進捗が把握でき、気づいた点は早めに指摘できる。プログラミングが必要な機能ですが、情報の流れを作り出し、業務の質を高めるアイデアとして参考にしてください。

特定の単語を名前に含むファイルを対象にする

この機能のポイントは、どのような資料を対象に通知するか、という部分。

一番オススメのやり方は、対象ファイルの名前に、特定の単語を必ず入れる方法です。たとえばファイル名を「案件管理 ○○」「日報××」といった具合です。
こうすると、特定の単語が名前に入った書類で更新があったものが、自動で送られてきます。

Google社が提供するG Suiteは、検索が大の得意。ファイル名の検索はレスポンスも早く、更新日時や期間、ファイルタイプ(スプレッドシートやWordなど)で絞り込めば、多くの場合欲しい情報は引き出せると思います。

特定フォルダを対象にする

もう一つのやり方は、特定のフォルダ内で更新されたファイルを、ファイル名に関わらず通知する方法です。

この場合、注意すべきなのがフォルダの多さと深さ。特に深さは、かなり処理速度が遅くなる傾向があります。

試しにプログラムを組んでみると、指定したフォルダの直下にあるファイルだけであればさほど遅くはないものの、小フォルダやさらに下にあるすべてのフォルダを対象にすると、動作にかなり時間がかかりました(2018年10月時点)。

この機能は自動で動くので、処理速度が遅いこと自体は誰にも迷惑がかかりません。しかしG Suiteはカスタマイズプログラムに6分の制限時間があるため、処理が途中で終わってしまう(=通知が送られない)危険性があります。

『Quotas for Google Services』

ですので、フォルダで更新ファイルを絞り込むやり方は、できるだけ少ない階層のフォルダを対象にすることをオススメします

通知頻度は分単位から

プログラムの実行には制限時間があるのですが、通知を送る頻度は比較的自由に設定できます。
1分単位から設定できるため、ほぼリアルタイムに通知することもできますし、毎晩や毎週まとめて通知することも可能です。

通知先はチャットワークやスカイプでも大丈夫

また通知はメールだけでなく、Googleのチャットやチャットワークなど他社のチャットサービスへ送ることもできます。

他社アプリで通知を確認しながらも、ファイルのリンクをクリックすれば、そのままG Suiteアプリに移動し書類を編集したり、コメントを追加したりできます。WordやExcelも、編集はできませんが、内容の確認はその場でできます。

なくても困らないが、あると便利な機能

この機能は、資料を手動で検索して調べたり、担当者に聞いたりすれば、なくても困らないものです。しかし分散した書類の更新を、こちらからは何もせずに定期的に受け取れるというのは、やってみるとなかなか便利。

Googleドライブ上にある、WordやExcelなどMicrosoftオフィスのファイル更新も通知できるので、ぜひ一度試していただけたらと思います。

参考記事

『顧客や案件管理に使える、Googleスプレッドシートからの自動通知。』
案件のステータスが変わると、チャットやメールに自動通知する仕組みをご紹介します。

『点ではなく線でみよう。Googleドライブの共有期間を制限する』
古い商品情報や社内通達など、期間が過ぎれば共有を停止する方法をご紹介します。

『スマホ世代に贈る、仕事メールの原則。』
LINEに慣れた方へ、仕事でメールを使う上での注意点をまとめています。


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