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2018.11.20
G Suiteの基本とカスタマイズ

顧客や案件管理に使える、Googleスプレッドシートからの自動通知。

あの案件、いまどうなってたっけ?と担当者に問い合わせることはよくあると思います。

お金をかければ顧客管理システムがありますが、かんたんな進捗管理ならExcelやスプレッドシートで十分。

特にGoogleスプレッドシートは、多人数が同時にシートを開いてもExcelのように読み取り専用にはなりません。誰もが同時にシートが編集できるため、普段の資料はWordやExcelをお使いでも、皆が頻繁にみる管理シートだけはGoogleスプレッドシートを使われる企業さまが多くいらっしゃいます。

ここでは、このような管理シートが更新された時、その情報を自動で受け取れる仕組みをご紹介します。

実はカスタマイズなしでも通知できる

スプレッドシートには、プログラムを書かなくても通知を設定する機能があります。

以下のように、「ツール」メニューから「通知ルール」を選択してください。更新頻度(シートが更新されるごと、1日ごと)などが選べます。

ただし、特定のセル列の変更や行の追加はできませんし、メールの内容をカスタマイズしたり、チャットに送ったりすることもできません。ここからは、小規模ですがプログラミングが必要になります。

特定のセル列が更新されたら通知する

案件管理シートなどでは、案件が縦にならび、横に案件内容と進捗が書かれていることがよくあります。

たとえば、「見積り提出済み」から「成約済み」へと進捗が変わると、その案件名と金額をメールで自動通知するという仕組みは、作ることができます。プログラムを組むだけなら1時間ほどで済みます。

こうすると、ステータスが変わった時に関係者に周知する手間が省けますし、周知のし忘れも防ぐことができます。営業管理の場面だけでなく、制作や開発の進捗、経理や人事の業務管理など、幅広く使える仕組みです。

特定の行が追加されたら通知する

また、新規案件ができたり、タスクが増えたりすると、管理シートの行を追加して情報を入れたりします。

このような行の追加も、プログラムで自動検知ができます。必須項目が埋まっていれば、その内容をメールで自動通知するという仕組みもよくみかけるパターン。こちらも営業事務だけでなく、幅広い業務で使える仕組みです。

参考記事

『ひとつのシートを全員で入力。経営判断のスピードを改善できるGoogleスプレッドシート。』
同じファイルに同時に書き込めるGoogleスプレッドシートを使い、業務スピードを高める方法をご紹介します。

通知頻度は分単位から

2018年10月時点のG Suiteでは、更新を確認する頻度は1分単位で設定できるため、ほぼリアルタイムに通知できます。案件の数や業務のニーズに応じて1時間ごとや、毎晩、毎週など、まとめて通知することも可能です。

通知はチャットワークにも

また通知はメールだけでなく、Googleのチャットやチャットワークなど他社のチャットサービスへ送ることもできます。

他社アプリで通知を確認しながらも、リンクをクリックすれば、そのままスプレッドシートのアプリに移動、書類を編集したり、コメントを追加したりできます。

情報の流れを生み出していく

このような機能は、日常的にシートを見ている人には不要です。しかし、上長や他部署の方など、少し離れた立場の人が、定例会議に出たり、問い合わせしたりしなくても、状況が伝わるという部分で効果を発揮します。

情報はたくさんあっても、うまく流れないと意味がありません。

さほど大掛かりなカスタマイズではないので、ぜひ一度試していただけたらと思います。

参考記事

『探すのがめんどくさい!チャットサポートのお客さんへのメリット』
お客さんはなぜメールや電話では問い合わせてくれないのか。チャットが今の時代に合う理由を整理しています。

『ITは作るのではなく、選ぶ。中小企業こそ低価格なITで経営改善を。』
コモディティ化するITはもはや自社で作るものではありません。うまく選び、自社に合うチューニングを行うコツをご紹介します。

 
  
    
  

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