Live Computing Inc.

BLOG

ブログ

 ホーム    ブログ    社内ITの選び方と運営    G Suiteの基本とカスタマイズ    資料を探す時間を減らそう
2017.12.20
G Suiteの基本とカスタマイズ

資料を探す時間を減らそう

社会人になり一人暮らしを始めた頃、出かける時の私はいつもカギを探し回っていました。あると思ったところに鍵がなくてイライラしたり、電車を乗り過ごしたり、随分と無駄なことをしていましたが、ある日、置き場所はここ!と決めてからは嘘のように問題は解消されました。

会社で仕事をする際にも、資料を探し回ることはあると思います。もちろん、より多くの人数が関わる分複雑にはなりますが基本は同じで、探し回るモノの置き場所を決めること、が何よりも大事です。

置き場所を決めるということは、実際には「置き場所を決めること」「置き場所を周知すること」「同じ置き場所に置くように徹底する」という3つの段階に分けることができます。

これは企業内に置き換えると、以下3点になります。
「資料の置き場所が決まっていること」
「資料の置き場所が周知されていること」
「同じ場所に資料が置かれるよう徹底すること」

 

このことは紙の資料であっても、デジタルのファイルでも原則は同じですよね。現代ではほとんどの資料がパソコンで作成されますので、多くの会社ではファイルサーバーと呼ばれる仕組みで、デジタルの資料を保存し閲覧することができる状態になっていると思います。

 

しかし、それでも資料がなかなか見つからない。

 

置き場所に関しては全社的に決めればよいのですが、部署ごとに違ったり、部署ごとにアクセス権を制限して見えないようにしたりして、なかなかうまくいかない。デジタルであれば検索すればよいと思うのですが、これが2017年現在のツールでは思ったほど検索結果に現れてこなくて、実用に耐えない。

 

 

ただ上記に挙げた3点目「同じ場所に資料が置かれるよう徹底すること」に関しては、作成した資料はすべてクラウドサービス上に保存する、ということを弊社では徹底しています。社内やお客さんと共有するための資料だけでなく、作成途中の資料も含めてすべて、です。

自動でパソコンの資料は同期が取れますので、”どこどこに資料を置かなければならない”と意識せずとも、決めた場所に資料が勝手に追加されていきます。なので、忙しくて共有資料を置くことを忘れたり、置く場所がわからなくなったり、という問題は解消できています。

これで探し物がなくなるわけではないのですが、特定の場所に資料が置かれている、という状況だけは作れています。

 

運用上や技術上の問題点は様々です。おそらく唯一絶対の方法はなく、それぞれの組織とツールに合わせた最適解を考えていくべきだと考えています。

 
  
    
  

関連記事