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2018.03.02
G Suiteの基本とカスタマイズ

クラウドストレージで資料を共有する(Dropbox)

オンラインストレージの代表格とも言えるDropboxで、クラウド上の資料を共有する大まかな流れをご紹介します。

クラウド上に保存されている資料は、「共有ボタンを押す」「相手先を指定する」という2つの手順を踏むだけで相手に共有できます。

ただし共有方法は二通りあります。「共有相手がDropboxを利用している場合」と「共有相手がDropboxを利用していない場合」です。共有方法が複数ある点は他のクラウドツールも同様です。

共有相手がDropboxアカウントを持つ場合

社員同士で資料を共有する場合、この流れをとります。また共有相手が社外であっても、Dropboxをお使いだとわかっている場合はこの方法で共有します。

共有したい資料の右上ある共有を押すと、宛先を入力する画面が出てきます。ここの宛先欄を入力すると、その相手に資料が共有されたと知らせるメールが飛びます。

また、共有した後に同じ資料の共有欄を見ると、何人と共有しているか、誰と共有しているかがわかるようになっています。

あとから特定の相手を共有先から外すことも可能です。メールで資料を添付して送ってしまうと、資料の共有を止めることはできませんが、共有方法をあとから変更できる点もクラウドツールの特徴のひとつですね。

共有相手がDropboxアカウントを持たない場合

資料を共有したい相手がDropboxアカウントを持たない、あるいは持っているかわからない場合は、共有画面で「リンクを作成」し、リンク(URL)をメールにコピーして送信します。メールソフトに移って作業する手間はありますが、メールの形式で資料を送れる安心感があります。

Dropbox URLをメールで共有

相手は届いたメールのリンクをクリックすると、そのままブラウザから資料が見れます。

 
  
    
  

取引先と同じクラウドツールを導入する

リンクを送るやり方は相手を選ばない点で優れているのですが、リンクを知る人であれば誰でも資料を見れてしまうという欠点があります。そういう意味では、ひとつ目の共有方法の方が、相手の人にDropboxアカウントへのログインを要求しますので、安全性は高いと言えます。

やりとりの多い取引先であれば、一緒にDropboxなどオンラインストレージを導入して、資料を共有する方法が取れます。

しかし、社外の取引先がすべて同じクラウドツールを使うわけではなく、クライアントに同じクラウドツールの導入をお願いするのも無理があります。ここが難しいところで、ツールの選び方や、ツールの使い方で工夫が必要な部分です。

社外に資料を共有する場合のセキュリティをどのように管理するか、社内でも資料の持ち出しや古い資料の拡散をどう防ぐか。ツールごとに操作方法や管理項目は異なるので、実際に試してみてからの導入をお勧めします。

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