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2018.04.24
経営のリアルタイム化

人手不足にITが貢献できること。

ドライバー不足で物流会社の値上げが話題になるなか、出版各社が雑誌の発売日を分散させています。日々競争する相手と協力せざるを得ないところに人手不足の深刻さを感じます。

人手不足を前にしては、これまでなかなか変わらなかった業務の進め方も見直さざるをえません。

人手不足に対応するITは二つある

人手不足に対してITができることは、大きく二通りあります。

一つは採用は諦めたり縮小したりして、なるべく今の人員規模で業務効率化を考えるやり方です。業務の自動化やロボット、人工知能(AI)といった技術が注目されています。

もうひとつは、主婦や高齢の方など多様な人材を戦力化するやり方です。これは一見ITと関わりがないように見えますが、少ない時間でも業務をこなせる情報を用意し、引き継げる仕組みを用意するにはクラウド型のソフトがうまくマッチします。

ここでは後者のやり方をご紹介します。

多様な働き方ができる環境をITで用意する

働く世代の人口が減るなか、高齢の方や主婦が働く場面は増え続けます。しかし15時で切り上げる主婦の方や週に3、4日出勤する高齢スタッフと仕事するためには、どのような環境を作ればよいのでしょうか?

多様な働き方の特徴の一つは、勤務時間がバラバラであることです。これまでのように、みんなが夜遅くまで会社にいてくれて、先輩が帰社してから仕事のやり方を教えたり案件情報を共有したりすることはできません。

次にやるべき業務は何なのか、その業務に必要な情報はどこにあるか、迷うことなく仕事をするために、ITが貢献できるのです。

リレー式に仕事を進めていく

短時間仕事をする人も交え、たくさんの人が一つの案件を一緒に進める働き方は、陸上のリレーのようです。

スタートからゴールまで1人で走らないため、引き継ぐ案件の情報と、引き継いだあとどこまで走らないといけないかというルールが必要です。

もちろん業務に必要なスキル(走力)が働く人になくては、次の地点まで走りきることはできません。

その上でどのようにレース区間を区切り、どのようなバトンを受け渡すのかを決めることができれば、1区間しか走れない人も3区間は走れるけど完走はできない人も、業務に参加することができます。

資料も進捗もクラウドに集約

リレー式に仕事を進めるために、情報を集約することはクラウド型のITソフトが得意とするところです。

バトンに該当する最新の情報は、クラウドに全ての資料を保存することで、みんなが確認できます。進捗の更新を全社員で徹底することで、業務に必要な情報は必ずクラウドに集約できます。

また次の行き先を指示するルールには、業務資料のテンプレートを作ったり、次何をやるべきかをツールが知らせてくれたりといった、仕組みをITで強化します。

こういったことは20年前は高価なソフトや専用のシステム開発が必要でしたが、今はクラウド型のITソフトで手軽に作ることができます。

リレー式の仕事は完走する人にも影響を与える

リレー式に仕事の流れを整理すると、完走タイプのフルタイム勤務の方にもいい影響があります。

それぞれの区間ごとにやることが明確なので、迷うことなく作業を行え、仕事のスピードがあがります。同時にステップの抜けも防げるので業務の品質も高まります。

データをある程度蓄積できればスタートは得意だけど中盤の区間が弱いなど、ステップごとの得手不得手がわかり、人材育成の手がかりも得られます。

 
  
    
  

長時間会社にいなくても仕事ができる環境を作る

定年退職された高齢の方や子育て中の女性の方にも、優秀な方がたくさんいらっしゃいます。しかし働く時間に制約があったり、急な事情で出社できなかったり、フルタイムとは働き方が異なります。

こうした環境下ではひとりで仕事を抱えるのではなく、他人が引き継ぐことを前提に業務を組み替えなければなりません。

資料探しや進捗確認に時間を使うことなく、次の業務にすぐ着手できる仕組み。オープンに情報を共有する風土。

コンピューティングでどのように人手不足に対応するのか。一緒に考えていけたいと思います。