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2018.08.07
経営のリアルタイム化

GsuiteやOfficeで十分。自社テンプレートで業務効率は高められる。

毎朝、駅からオフィスまでの10分間で私はひとり暮らしの祖母に電話します。以前は思いついた時に電話していましたが、朝改札を出たら電話を掛ける、というルーティンに変えました。

ルーティンを作ると、いくつか気づきがありました。

一つは作業を忘れずに実行できること。私の場合は阪急梅田の3階改札を出た景色が、電話を掛けるという合図になっています。

もう一つは同じ手順で行うことで、作業の質を高められること。私の例は電話を掛けるだけですが、複雑な手順もやることがわかっているのですぐ着手できます。また繰り返し作業することでスピーディーにミスなくこなせるようになります。

グループウェアで自社テンプレートを作る。

ソフトウェアはロボットのように自動で業務を行うだけでなく、人間が行うルーティン業務のサポートも得意です。業務を忘れないようにアラートしたり、入力項目を決めて抜け漏れを防いだりできます。

こうした機能は多くのITシステムで実現していますが、ほとんどはソフトを導入するにも、自社にあわせて修正するも高額な投資が必要です。

そこでお勧めしたいのが、GoogleやMicrosoftなどのグループウェアにあるテンプレート機能です。

例えば営業訪問や電話問い合わせの後は必ず書類に入力するルーティンを確立、書類はテンプレートにより定型化します。こうすれば入力作業を忘れることも、入力内容に漏れがおきることもありません。普段利用するグループウェアの機能なので、新たなシステム投資も不要です。

ルーティンで浮かび上がる変化や違いに対応する。

毎朝同じ時間帯に電話すると、祖母の声の具合や、自分の疲れ具合、人の流れがいつもより多い、といったことに気づきやすくなります。

スタッフのルーティン処理の遅れに気づきカウンセリングしたり、案件のちょっとした違いで提案内容を柔軟に切り替えたりと、見逃しがちな変化を捉えられると早めに処置できます。

ルーティンの本当の狙いは、こういった例外対応が柔軟に取れるよう、確固たる業務の基盤を作るところにあるのかもしれません。

グループウェアによる業務改善をお手伝いします

また当社ではグーグルのグループウェアG Suiteを軸に、業務のリアルタイム化を進めるコンサルティングを行なっています。

実際にサンプルを操作いただきながら、具体的な業務改善方法のアイディアを出していきます。詳しくは以下画像をクリックしてください。

 
  
    
  

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