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2018.03.12
経営のリアルタイム化

資料へのコメント履歴で生産性を高める。

応援するアイドルの成長した姿を見るのは、完成されたアーティストの演技や音楽を観るのとは違った体験です。

企画書や契約書も、思わぬ角度から指摘を受けたり厳しい交渉を経たりと、様々な過程を経て完成します。この経緯は作成者自身の大切な学びであると同時に、あとから資料を見る人にも貴重な情報源になります。

コメント機能は社外より社内のやりとりに使用する

Googleドライブなどのクラウドストレージでは、アカウントがあれば誰でも資料にコメントを付けることができます。しかし、すべての取引先が同じクラウドストレージを利用するとは考えにくく、社外の方とは引き続きメールや電話でのやりとりが続くでしょう。

一方、社内だけで資料に関わるコメントをクラウド上でやりとりしても、メールや口頭より良い点がいくつかあります。

リアルタイムでコメントをやりとりする。

まず、クラウドストレージのコメント機能のいいところは、関係者に一斉に通知ができること。アプリで通知されるので、移動中や打合せの待ち時間などちょっとした時間でも確認ができます。

資料を作成したけれど、上司がデスクに戻ってこない。メールを送っても返事がこない。プライベートでLINEにさっと返事をするように、手軽にコミュニケーションが取れる。シンプルですが業務のスピードは確実に速くなり、待ち時間や残業を減らす効果もあります。

コメントを引き継ぎに活かす

クラウド上でコメントをやりとりする最大の魅力は、引き継ぎに活かせるところです。

口頭やメールで資料の意見交換をしていると、その後から関わる人にはその経緯が見えず、関係者に直接聞くしかありません。なんども過去の資料について聞くことは、聞く側も聞かれる側も時間が無駄ですし、そもそも経緯を覚えていないこともあります。

引き継ぎは退職を想定した後ろ向きの話ではありません。

人手不足を背景に、働き方のバリエーションが増えています。週3日勤務の高齢の方や15時に切り上げる主婦の方が通常業務を分担して回していく。フルタイムの社員同士でもより適正と優先度にあった業務にどんどん担当を変えていく。働き方改革で取り上げられるダイバーシティ(多様性)は、働く人の国籍・性別や年齢だけではなく、働くスタイルの違いを表しています。

特定個人ではなく複数の人で業務を進めるために、「資料」だけでなく「資料へのコメント」も共有し残していく。

アイドルと同じで、昔を知るほど体験できる価値は高まります。クラウドでのコメントのやりとりは些細なことですが、情報が増えるほど、あとになって時間が節約できるケースが増えることは、間違いありません。

 
  
    
  

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